HHJ, Hyväksytty Hallituksen Jäsen®

No niin, olen nyt virallisesti Hyväksytty Hallituksen Jäsen (HHJ®). Kävin Tampereen Kauppakamarin kurssin jo 2012, mutta kurssin jälkeen ei ehtinyt tenttimään. Nyt sitten viimeistelin kokonaisuuden käymällä tentissä.*

Mikä on HHJ?

HHJHHJ on Kauppakamarin järjestämä koulutuskokonaisuus, jonka tarkoituksena on parantaa erityisesti PK-yritysten hallitustyöskentelyä. Se sopii erityisen hyvin yrityksen hallituksessa oleville tai hallitukseen aikoville. Kurssilla käydään läpi hallituksen tehtävien lisäksi hyvää hallintotapaa, strategiatyötä ja osakeyhtiölakia. Kurssin ehdottomasti tärkein anti on kuitenkin esimerkkitapaukset elävästä elämästä, ryhmätyöt ja alan rautaisimpien asiantuntijoiden esitykset omilta erikoisalueiltaan. Voin sanoa, että koko kurssin aikana ei tullut tylsää hetkeä. Siitä pitivät huolen myös osuvat ja epäviralliset kauhutarinat. ;)

Itse tentti tuntui menevän läpi aika heittämällä, mistä isoin kiitos kuuluu omalle (Aucorin) hallitukselle. Vuosien yhteistyö hallituksen kanssa on opettanut minulle käsittämättömän paljon yrittämisestä ja hallitustyöskentelystä. On nimittäin ihan eri asia lukea asioista teoriassa kuin kokea asiat käytännössä. HHJ-kurssi antaa erinomaiset eväät siihen todelliseen hallitustyöskentelyyn. Vahva suositus kaikille yrittäjäkollegoille!

*) Pistemääräksi kertyi 56/60, mikä on ihan siedettävä.

Neljä korvaamatonta työkalua modernille PK-yrityksen hallitukselle

Firmani kävi yritysostoksilla viime keväänä. Siihen liittyen oli aika monta kokousta ja tapaamista järjestettävänä, ja samaan aikaan tietenkin piti tehdä kauppaa ja pyörittää arkea. Perinteisillä metodeilla kauppaan olisi varmaan saatu poltettua useampikin kuukausi, mutta kiitos reippaan hallitustyöskentelyn, homma saatiin purkkiin alle kuukaudessa.

Useimmalle meistä ei tule ensimmäisenä mieleen, että hallitustyöskentely voisi yleensäkään olla helppoa ja nopeaa. Pikemminkin hallitustyöskentelystä tulee mieleen kellastunut koivupuinen neukkarinpöytä, jonka ympärillä istuskellaan juomassa kitkerää kahvia liian pienistä kupeista. Onneksi omassa firmassa saa tehdä melkein mitä haluaa, joten kylmää sumppia ei ole pakko särpiä.

Aucorissa on alusta saakka kommunikoitu vahvasti sähköisten kanavien kautta. Yrityskaupat ja siihen liittyvä rumba oli kuitenkin kaikille sen verran silmät avaava kokemus, että se muutti hallitustyöskentelyämme peruuttamattomasti. Aikaisemmin kehityksen terävimpänä kärkenä pitämäni Basecamp jäi hyllylle pölyttymään, kun modernimmat toimintatavat tulivat ja vetivät senioreita leukaan. Yrityskauppa opetti minulle sen, miten korvaamattomia nämä neljä työkalua modernin hallitustyöskentelyn kannalta ovat:*

1. Slack

Slack on täydellinen työkalu kiireisille ammattilaisille, jotka eivät aina ehdi vastaamaan puhelimeen tai sähköposteihin. Aikaisemmin tein hallitukselle kuukausiyhteenvetoja Basecamppiin, mutta aika usein ne jäivät kuitenkin tekemättä kaikessa kiireessä. Nyt kynnys jakaa kuulumisia on huomattavasti alhaisempi, ja kun viestit voi jaotella kanavittain (esimerkiksi talous, viestintä, yleiset, hr ja niin edelleen), hallituksen jäsenet voivat seurata aktiivisesti vain niitä kanavia jotka kokevat mielenkiintoiseksi. Slackin myötä olen myös huomannut, että jo aikaisemminkin hyvin sparraava suhde hallitukseen on muuttunut vielä välittömämmäksi ja helpommaksi.

2. Google Docs

Google Docsin kautta voi jakaa hallitukselle esitykset, tehdä kokousmuistiinpanot ja kokousten pöytäkirjat vaikka kollaboratiivisesti. Sen lisäksi yrityksen kassavirtadokumentti on jaettu Google Docsin avulla siten, että hallitusjäsenillä on halutessaan pääsy siihen milloin vain.

3. Skype/GotoMeeting/Hangout

Kasvotusten tapaaminen ei ole millään tavalla pakollista, ja aika usein se on suorastaan tarpeetonta. Mitä hyvänsä työkalua kokoustamiseen sitten käyttääkään, on tärkeää että äänestä saa selvää. Valitse myös sellainen paikka ja aika, että pystyt varmasti keskustelemaan luottamuksellisista asioista ilman että rakkauden hedelmäsi tulevat kesken kokouksen hieromaan puoliksi syötyjä nallekarkkeja naamaasi.

Suosittelen kuitenkin tapaamaan kasvotusten säännöllisesti: sähköiset viestimet tappavat aina osan kommunikaation spektristä, ja hienovaraiset ilmaukset jäävät helposti huomaamatta kun kaikki puhuvat samaan aikaan Skypessä. Mitä arempi aihe, sitä tärkeämpää on että tavataan kasvotusten.

4. Sähköinen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoitus riittää aivan hyvin, ja esimerkiksi liiketoimintakauppamme hoidettiin pelkästään sähköisin allekirjoituksin. Adoben esign varmaan vie Suomen postin konkurssiin, koska tänäkin vuonna olen säästynyt ainakin sadalta sopimuspaperipinkan postitukselta. Postituksen suurin kulu ei ole ikinä kuitenkaan se postimerkki tai kuori vaan aika: mitä kauemmin sopimus seilaa maailmalla, sitä hitaammin raha ja asiat liikkuvat. Ja auta armias jos postimurre syö sitten sen kriittisen kirjekuoren juuri ennen kuin rahan pitäisi vaihtaa omistajaa! Sähköinen allekirjoitus pelastaa tältäkin riskiltä.

Hallitus on kriittinen komponentti yrityksen kasvua ajatellen, ja mikään ei pakota yrittäjää tekemään omassa firmassaan asioita samalla tavalla kuin aina ennenkin on tehty. Mikä siis estää sinua kokeilemasta hieman modernimpaa hallitustapaa?

*) Sen lisäksi opin, että Katleenalle ei saa antaa liian monimutkaista ruokaa eikä Henrille kevytkokista, ellei halua todella tapahtumarikasta kokousta.

Miten annat asiakkaalle kenkää?

Edellisessä kirjoituksessani kerroin Pareto-periaatteesta. Olen soveltanut periaatetta säännöllisesti yritykseni toimintaan, ja se on ollut toimiva tapa kehittää ja kasvattaa liiketoimintaa.

Teen yrityksessä joka vuosi tehosiivouksen. Jaottelen asiakaskunnan maksuhalun, -kyvyn, liikevaihdon, tuloksen ja asenteen mukaan. Kun pisteytys on selvillä, kaivan listasta avainasiakkaat (ne 20 % jotka tuottavat parhaiten ja ovat muutenkin mukavimpia) ja irti päästettävät. Irti päästäminen ei ole helppo tehtävä, mutta se on pääsääntöisesti aina parantanut tuloksellisuutta, työtehoa ja työntekijöiden motivaatioa. Osalle nostetaan palvelun hintaa, osalle asiakkaista ei vastata, vaan priorisoidaan mukavampia ja tuottavampia asiakkaita. Lopuille annetaan kylmästi kenkää, ystävällisesti mutta jämäkästi.

Kerron esimerkin.

Asiakkaanamme oli eräs terveysalan yritys. Omistaja oli ottanut ison askeleen ja investoinut kiinteistöön ja kasvurykäykseen merkittäviä määriä rahaa. Hienosta sivustosta huolimatta laskut olivat aina myöhässä, ja asiakkaalla oli tapana valittaa jokaisesta laskusta ihan periaatteesta. Samaan aikaan asiakkaalla tietenkin oli miljoonien kiinteistöt ja kallis julkisivu, joten rahan puutteesta ei ollut kysymys. Kolmannen osapuolen järjestelmä aiheutti toistuvia ongelmia, mutta asiakas otti ne aina sujuvasti puheeksi meidän virheenämme.

Asiakkaan osuus liikevaihdostamme oli joitain prosentin kymmenyksiä, ja maksuhäiriöt olivat perustila. Viimeinen niitti kuitenkin oli, kun asiakas kutsui minut eräänä kauniina perjantai-iltana keskustelemaan sivuston tulevaisuudesta ja yhteistyöstä. Koko tapaaminen oli pelkkää asiakkaan egon boostausta ja muiden tylyttämistä. Mukana ollut viestintäjohtaja häpesi tilannetta. Toimintatapa tuntui olevan sen verran tuttua toimintaa, että kyseessä oli selkeästi omistajan johtamisdogma.

Tapaamisen aikana kuuntelin kaiken oksennuksen luonnollisesti tyynesti ja ammattimaisesti. Ei tämä toki pahimmasta päästä ollut, mutta kaiken kaikkiaan tarpeetonta terapiaa, jossa asiakas purkaa huonon olonsa alihankkijalleen. Esitin tekeväni muistiinpanoja, mutta piirtelin paperiin kikkelinkuvia ja lentokoneita. Kun tapaaminen päättyi, menin vihellellen takaisin töihin. Miksikö? Siksi että tapaaminen teki seuraavasta vaiheesta niin paljon helpompaa.

Seuraavana aamuna (nukun oikeasti aina yön yli kun on tällaisista päätöksistä kysymys) lähetin asiakkaalle seuraavanlaisen meilin:

Terve xxxx!

Perjantaisen keskustelun jälkeen kävin läpi projektin vaiheet täällä meillä. Keskustelun perusteella on hyvin selvää, että ette näe palvelumme laatua ja työntekijöidemme osaamista riittävänä tarpeisiinne. Olemme selkeästikin epäonnistuneet pitämään teidät tyytyväisinä, enkä usko että pienet korjausliikkeet enää muuttavat kauheasti tilannetta. Olen tästä hyvin pahoillani, liiketoimintamme ydin on kuitenkin tyytyväinen asiakaskunta.

Tästä johtuen Irtisanomme ylläpito- ja tukisopimuksenne. Teillä on nyt 3 kk aikaa etsiä itsellenne uusi kumppani, joka toivottavasti kykenee palvelemaan teitä haluamallanne tavalla. Jos suositte paikallisia, XXX:llä on käsittääkseni paljon kokemusta julkaisujärjestelmästä. Jos haluatte Euroopan kärkeä, suosittelemme YYY. Mikäli kaipaatte isompaa toimijaa, suosittelen kääntymään XXX, XXX tai XXX suuntaan. Annan mielelläni heidän yhteystietonsa. Pyytäkää uutta kumppanianne ottamaan meihin yhteyttä, niin toimitamme heille sivustonne tiedostot ja tietokantadumpin. Hoidetaan nuo kesken oleva taskit myös alta pois ennen siirtoa.

Jos kuitenkin haluatte jatkaa yhteistyötä kanssamme, tuntihintamme teille on 480 €/h + alv 24 %, ja ylläpito + käyttötuki yhden arkipäivän reagointiajalla on 1 550 €/kk + alv 24 %.

Ilmoittakaa miten haluatte jatkaa, niin edetään siitä.

Sanomattakin lienee selvää, että asiakkaasta ei kuulunut sen jälkeen mitään.

Mitä sitten tapahtui? Maailma ei kaatunut eikä taivas tippunut niskaan. Työntekijäni olivat tyytyväisempiä, minä olin tyytyväisempi ja yrityksen energia voitiin suunnata paremmin tuottaviin asiakkaisiin.

Kuulin myöhemmin, että kyseinen asiakas oli käynyt koputtelemassa kyseisten yritysten oville, mutta hinta oli aiheuttanut henkisen sydänkohtauksen. Asiakas päätyi ottamaan halvimman, ja sivustot ovat olleet nurin tuon tuostakin.

Kotitehtävä: onko sinulla asiakas, jonka pelkkä ajatteleminen saa niskalihaksesi kiristymään? Tiedät kuka se on. Anna hänelle kenkää jo tänään.

Pareto, ystäväni

Vihaan laiskuutta ja tehottomuutta. Pelkästään tehoa lisäämällä kaikilla maailman ihmisillä olisi ruokaa, katto pään päällä ja tuskinpa tartteisi sotiakaan. Tehostaminen on kiva asia, mutta isoin kysymys onkin, miten tehostaa? Ja mitä pitäisi tehostaa?

Ensimmäinen työkalu jota suosittelen on Paretojakauma. Se tarkoittaa yksinkertaistettuna periaatetta, jonka mukaan 20 % toimista aiheuttaa 80 % tuloksista.

Pareto

Pareto-periaatteen tulokset ovat nähtävissä kaikkialla, kun vain osaa katsoa; taloudessa 20 % maailman henkilöistä omistaa 80 % maailman varallisuudesta; 20 % väestöstä aiheuttaa 80 % ongelmista (rikollisuus) ja niin edelleen.

Miten tätä voi käyttää hyväksi? Itse käytin omassa yrityksessäni Pareto-periaatetta menestyksekkäästi asiakkaiden lajitteluun. 20 % asiakkaista toi 80 % liikevaihdosta, ja 20 % asiakkaista toden totta muodosti 80 % ongelmista. Kun tunnistaa merkityksellisen 20 % voi suhteellisen helposti tehdä valintoja jotka tehostavat toimintaa radikaalisti.

Omissa asiakkaissani huomasin mielenkiintoisen yksityiskohdan: sen lisäksi että 20 % asiakkaista toi 80 % liikevaihdosta, 20 % tappiollisimmista asiakkaista muodosti myös 80 % ongelmista. Yksinkertaisella analyysilla löysin yritykseni isoimman tehostusmahdollisuuden!

Kotitehtävä: listaa yrityksesi asiakkaat tuloksen mukaan. Tee toinen lista, jossa vertaat asiakkaiden tyytyväisyyttä ja reklamointihalukkuutta. Voit hämmästyä tuloksesta.

Kaikki kirjoitukset löytyvät blogiarkistosta.