Toimitusjohtajan työjärjestys

Jokainen muistaa varmaan, millainen oli koulun lukujärjestys? Viikko oli jaettu selkeisiin, tunnin mittaisiin blokkeihin, ja yhdellä silmäyksellä näki millainen viikko oli tulossa. Tuntitietojen lisäksi lukujärjestykset tietenkin kuvasivat ihmisten mielenkiinnon kohteita: omat lukujärjestykseni olivat piirretty täyteen jalokiviä ja monstereita, joidenkin lukujärjestykset olivat lähinnä täynnä räkää ja ralliautoja.

Yrityksen kasvaessa ja kehittyessä hoidettavien asioiden ja piiskattavien prosessien määrä kasvaa huomattavasti. Pienet ja vähemmän tärkeiltä tuntuvat asiat pääsevät unohtumaan ja hautautumaan arjen työkuorman alle. Kontrollifriikki kun olen, niin tällainen peli ei vetele. Tarvitsin selkeän ja toimivan lukujärjestyksen.

Ensimmäiseksi listasin kaikki asiat kuukauden ajalta, jotka minun henkilökohtaisesti täytyy tehdä, valvoa tai huolehtia. Lista oli yllättävän pitkä ja sekava. Karsittuani päällekkäisyydet delegoin itseltäni sellaiset työt, jotka minulle eivät varsinaisesti kuulu. Sitten kasasin lopuista tehtävistä työjärjestyksen, josta näkee yhdellä vilkaisulla mitä jokaisena päivänä täytyy saada aikaiseksi.

Tällaisella lukujärjestyksellä minä yritystäni pyöritän. Klikkaamalla kuvaa saat pdf-version.

Tässä hieman tulkinta-apua lukujärjestykseeni:

Lukujärjestyksessä näkyy tietenkin myös aucorlaisia: Alina on mahtava ja tehokas projektipäällikkömme, Janne Ala-Äijälä vastaa yrityksemme teknologiasta, ja Rami on taas aisaparini myynnissä.

Lukujärjestys on siis oikeastaan kuukausinäkymä kaikkiin firman päätason prosesseihin ja osioihin (markkinointi, myynti, talous, ihmiset, prosessit ja tuotanto). Jotta firma pyörisi sujuvasti, tiettyjen prosessien täytyy kulkea päivä-, viikko- ja kuukausitasolla. Päivätason prosessit ovat lähinnä operatiivista toimintaa ja byrokratiaa, kuten ostolaskujen hyväksyntää ja myyntityötä. Minulla on yhtenä päiväprosessina aina myös inbox 0, joka helpottaa stressiäni (jos kaipaat sähköpostin käsittelyvinkkejä, niitä on täällä). Viikkotason prosessit ovat enimmäkseen valvontaa ja ihmisten ohjausta. Kuukausitason prosessit taas huolehtivat siitä, että pysytään strategiassa ja isossa kuvassa oikealla polulla.

Pistä sinäkin itsesi ruotuun lukujärjestyksellä. Ajankäyttösi oli täydellisesti järjestyksessä, kun tönötit vielä pulpetissa.

Yksi asukokonaisuus tuo mielenrauhaa

Paitoja.

En muista tarkkaan, milloin aloin pukeutua samoihin vaatteisiin työkuvioissa (siis identtisiin vaatteisiin, en samoihin vaatteisiin joka päivä). Luulen että se tapahtui siinä kohtaa, kun oli helkkarinmoinen kiire ja samaan aikaan piti miettiä, mitkä housut käyvät minkäkin paidan kanssa. Kun esikoinen roikkuu jalassa ja yrittää samalla kurlata suunsa tulikuumalla kahvilla, asukokonaisuuden miettiminen on ehkä viimeinen asia mitä haluaa tehdä.

Olen huomannut, että samanlaisiin vaatteisiin pukeutumisesta on pari etua:

  1. Säästyy aikaa ja vaivaa.
  2. Säästyy energiaa olennaiseen.

Tietenkin tässä kuviossa myös menettää. Moni haluaa pukeutua erilaisiin vaateparsiin ihan vain siksi, että siitä tulee hyvä mieli. Valitettavan usein juuri kukaan ei kuitenkaan huomaa vaatteita, elleivät ne pistä silmään joko hyvällä tai huonolla tavalla, joten en koe tätäkään ihan hirveänä menetyksenä.

Maailmalla on muitakin, tunnettuja monopukeutujia, esimerkiksi mr. Facebook ja edesmennyt Steve Jobs. Myös Barack Obama käyttää vain kahta pukua. Jos sinäkin siis haluat säästää aikaasi olennaiseen, kippaa 99 % vaateparrestasi pelastusarmeijalle. Muista kuitenkin hankkia ensin riittävästi samanlaisia vaatteita, ettei tule työkavereilta sanomista.

Näin vältät sähköpostilimbon

Sähköpostisuo

Hesarissa oli kirjoitus siitä, miten sähköpostia pitäisi käyttää oikein. Pääsääntöisesti jutussa annetut neuvot olivat ihan hyviä, ja allekirjoitan neuvot suurimmaksi osaksi.

Itselleni tulee melkoinen määrä sähköpostia päivässä. Osittain sähköpostit ovat erilaisten automaattijärjestelmien generoimia, mutta seassa on paljon sellaisia viestejä, joita ei yksinkertaisesti voi jättää huomioimatta. Siksi olenkin kehittänyt itselleni vuosien saatossa systeemin, joka takaa tyhjän inboksin ja järjestelmällisen lopputuloksen.

Yleisin virhe ihmisillä on se, että he käyttävät sähköpostiohjelmaa tehtävänhallintajärjestelmänä. Tämä on tavallaan ihan luonnollista, koska yleensä inboksiin jäävät ajelehtimaan sellaiset sähköpostit, joille pitää tehdä jotain. Tästä kuitenkin muodostuu kohtuullisen iso taakka silloin, kun jotain tehtävää ei saakaan suoritettua nopeasti. Lopputuloksena sähköpostilaatikko tursuaa yli äyräiden, ja kaikki työt jäävät tekemättä. Bonuksena vielä takaraivossa on jatkuvasti sellainen epämiellyttävä tykytys, joka kertoo että jotain olennaista on tekemättä. Tuollaisessa sähköpostilimbossa eläminen ei ole suositeltava olotila. Jos itse haluat välttää hitaan ja tuskallisen aivokuoleman sähköpostisuossa, tee näin:

  1. Hanki erillinen tehtävänhallintaohjelma. Älä käytä siihen tarkoitukseen sähköpostiohjelmaa. Hyviä vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Things (oma suosikkini) tai Wunderlist (Veikko vinkkasi, että Todoist toimii kivasti gmailin kanssa näppärästi yhteen).
  2. Käsittele viestit heti. Jos viestissä olevan työn tekemiseen menee alle 5 min, hoida se välittömästi (esimerkiksi tapaamisajan sopiminen on tällainen toimenpide). Jos aikaa menee enemmän, tee siitä itsellesi uusi tehtävä tehtävänhallintaohjelmaan ja arkistoi viesti.
  3. Jotta edellinen voisi toimia, sinun täytyy itse päättää, milloin luet sähköpostisi. Et voi vain hypätä puhelimeen tai tietokoneelle, aina kun kuulet pling-äänen. Suosittelen, että luet sähköpostisi maksimissaan 4 kertaa päivässä. Poista notifikaatiot käytöstä, ja varaa riittävästi aikaa sähköpostien käsittelyyn kun lopulta avaat sähköpostiohjelman. Jos sinulla on supertärkeitä asiakkaita tai kontakteja, voit säätää notifikaatiot myös vip-listalle erikseen (iOS).
  4. Unsubscribe. Et oikeasti tarvitse kaikkia niitä uutiskirjeitä. Itse asiassa, käytä erillistä sähköpostilaatikkoa kaikenlaisille turhille tilauksille.
  5. Opettele käyttämään filttereitä. Gmailin filtterit ovat tehokkaita, ja niillä pystyy säästämään käsittämättömän määrän aikaa ja vaivaa.

Ja jos olet oman yrityksesi suurkalifi, ota käyttöön Slack. Se vähentää sisäisen sähköpostiliikenteen määrää todella paljon.

Verkostoituminen vie yrityksesi vararikkoon

Parantaisen Jari kirjoitteli jälleen osuvasti verkostoitumisesta. Jari oli pistänyt merkille, miten suosittuja kaikenlaiset verkostoitumistilaisuudet ovat. Itse olen pohdiskellyt samaa. Twitter pursuaa harva se viikko kaikenlaista seminaaria ja tapahtumaa, missä kaveriselfieitä jaetaan enemmän kuin ilmapalloja hulluilla päivillä. Miten ihmiset saavat tehtyä töitään ollenkaan, kun kaikki aika palaa seminaareissa ja muissa kissanristiäisissä?

Itsehän välttelen kaikenlaisia verkostoitumistilaisuuksia kuin ruttoa. Tästä on kaksi poikkeusta:

  • Nordic Business Forum on ollut sen verran makea kokemus, että uuvuttavuudesta huolimatta fiilis on ollut hyvä. En silti valehtele itselleni ja kuvittele, että sieltä irtoaisi kauppaa tai että se olisi suoraan bisnekselleni hyödyllistä. Suhtaudun siihen enimmäkseen lomana.
  • Retoriikan kesäkoulu järjestetään jälleen kesäkuussa Hämeenlinnassa. Menen sinne siksi, että tilaisuuden rehtorina toimii Mustakallion Antti ja apurehtorina Katleena. Sen lisäksi siellä on yleensä ollut tosi hyviä puhujia ja esityksistä oppii jotain. Kuten NBF, myös Retoriikan kesäkoulun otan lomana.

Miksi sitten en mene verkostoitumistilaisuuksiin?

Yksi syy on luonteenlaatuni. En ole luonnollinen minglailija, ja koen että menettämäni energia ei konvertoidu riittävällä tehokkuudella merkittäviksi ihmis- tai liikesuhteiksi. Olen vahvimmillani kolmen- tai kahdenkeskisissä tapaamisissa, ja silloin saan myös annettua tilanteeseen kaikkein eniten. Isommat ihmismassat ovat kaltaiselleni introvertille myrkkyä, ja tarvitsen yleensä monta päivää toipumisaikaa.

Toisekseen, aika harvassa verkostoitumistapahtumassa kohtaavat maksukykyiset asiakkaat ja myyntikykyiset myyjät. Jos innokkaimpia verkostoitujia ovat pienyrittäjät ja tuotteen tarjonta on suuryrityksille, jokainen tajuaa että ehkä itselleen ei kannattaisi valehdella tilaisuuden taloudellisen potentiaalin suhteen.

Yrittäjänä aikaa ei ole koskaan tarpeeksi, ja sen tuhlaaminen erilaisiin verkostoitumistapahtumiin ei tunnu kauhean fiksulta. Annan esimerkin.

Kaveri pyysi minua aikanaan myyntirinkiin, jossa vilpitön ajatus oli vaihtaa liidejä. Kävin tapaamisessa kerran, mutta en mennyt toiste. Ensivilkaisulta päätökseni saattoi tuntua tyhmältä, mutta mietitäänpä matematiikkaa:

  • Porukka on tehnyt omien sanojensa mukaan vuodessa parin miljoonan edestä kauppoja.
  • Ihmisiä oli viitisenkymmentä. Tämä tekee (parhaimmillaan, todellisuudessahan kaupat kasaantuvat pienelle porukalle, joka myy tuotteita tai palveluita joita todennäköisesti kaikki tarvitsevat) vuodessa keskimäärin 40 000 € per osallistuja.
  • Tapaamisiin menee viikossa aikaa 2-3 tuntia matkoineen. Se tekee vuodessa noin 100 tuntia, give or take.

Voin olla pöpi, mutta 40 000 euron jonottaminen 100 tunnin edestä kuulostaa ihan helvetin huonolta ajankäytöltä bisnekselle. Koko urani aikana yksikään tuon kokoluokan kauppa ei ole vaatinut 100 tunnin työtä. Kauppa tulee yleensä kuuden tunnin työllä jos on tullakseen. Jos ei, se on menetettyä kauraa jo muutenkin. Sen lisäksi, sisältömarkkinoinnin ja hyvin tehtyjen töiden kautta tulleet liidit ovat sata kertaa vahvempia kuin myyntihessujen suosittelut.

Yrittäjänä sinun täytyy suojella aikaasi suorastaan raivokkaaseen typeryyteen asti. Yrittämisen isoin etu ei ole rahallinen menestys vaan vapaus, ja se tarkoittaa aikaa. Käytä aikaasi vain niihin asioihin, joista saat suhteessa eniten hyötyä. Jos menet verkostoitumistapahtumiin, suhtaudu niihin lomana. Bisnestä ne eivät ole.

Kaikki kirjoitukset löytyvät blogiarkistosta.