Toimitusjohtajan työjärjestys

Jokainen muistaa varmaan, millainen oli koulun lukujärjestys? Viikko oli jaettu selkeisiin, tunnin mittaisiin blokkeihin, ja yhdellä silmäyksellä näki millainen viikko oli tulossa. Tuntitietojen lisäksi lukujärjestykset tietenkin kuvasivat ihmisten mielenkiinnon kohteita: omat lukujärjestykseni olivat piirretty täyteen jalokiviä ja monstereita, joidenkin lukujärjestykset olivat lähinnä täynnä räkää ja ralliautoja.

Yrityksen kasvaessa ja kehittyessä hoidettavien asioiden ja piiskattavien prosessien määrä kasvaa huomattavasti. Pienet ja vähemmän tärkeiltä tuntuvat asiat pääsevät unohtumaan ja hautautumaan arjen työkuorman alle. Kontrollifriikki kun olen, niin tällainen peli ei vetele. Tarvitsin selkeän ja toimivan lukujärjestyksen.

Ensimmäiseksi listasin kaikki asiat kuukauden ajalta, jotka minun henkilökohtaisesti täytyy tehdä, valvoa tai huolehtia. Lista oli yllättävän pitkä ja sekava. Karsittuani päällekkäisyydet delegoin itseltäni sellaiset työt, jotka minulle eivät varsinaisesti kuulu. Sitten kasasin lopuista tehtävistä työjärjestyksen, josta näkee yhdellä vilkaisulla mitä jokaisena päivänä täytyy saada aikaiseksi.

Tällaisella lukujärjestyksellä minä yritystäni pyöritän. Klikkaamalla kuvaa saat pdf-version.

Tässä hieman tulkinta-apua lukujärjestykseeni:

Lukujärjestyksessä näkyy tietenkin myös aucorlaisia: Alina on mahtava ja tehokas projektipäällikkömme, Janne Ala-Äijälä vastaa yrityksemme teknologiasta, ja Rami on taas aisaparini myynnissä.

Lukujärjestys on siis oikeastaan kuukausinäkymä kaikkiin firman päätason prosesseihin ja osioihin (markkinointi, myynti, talous, ihmiset, prosessit ja tuotanto). Jotta firma pyörisi sujuvasti, tiettyjen prosessien täytyy kulkea päivä-, viikko- ja kuukausitasolla. Päivätason prosessit ovat lähinnä operatiivista toimintaa ja byrokratiaa, kuten ostolaskujen hyväksyntää ja myyntityötä. Minulla on yhtenä päiväprosessina aina myös inbox 0, joka helpottaa stressiäni (jos kaipaat sähköpostin käsittelyvinkkejä, niitä on täällä). Viikkotason prosessit ovat enimmäkseen valvontaa ja ihmisten ohjausta. Kuukausitason prosessit taas huolehtivat siitä, että pysytään strategiassa ja isossa kuvassa oikealla polulla.

Pistä sinäkin itsesi ruotuun lukujärjestyksellä. Ajankäyttösi oli täydellisesti järjestyksessä, kun tönötit vielä pulpetissa.

HHJ, Hyväksytty Hallituksen Jäsen®

No niin, olen nyt virallisesti Hyväksytty Hallituksen Jäsen (HHJ®). Kävin Tampereen Kauppakamarin kurssin jo 2012, mutta kurssin jälkeen ei ehtinyt tenttimään. Nyt sitten viimeistelin kokonaisuuden käymällä tentissä.*

Mikä on HHJ?

HHJHHJ on Kauppakamarin järjestämä koulutuskokonaisuus, jonka tarkoituksena on parantaa erityisesti PK-yritysten hallitustyöskentelyä. Se sopii erityisen hyvin yrityksen hallituksessa oleville tai hallitukseen aikoville. Kurssilla käydään läpi hallituksen tehtävien lisäksi hyvää hallintotapaa, strategiatyötä ja osakeyhtiölakia. Kurssin ehdottomasti tärkein anti on kuitenkin esimerkkitapaukset elävästä elämästä, ryhmätyöt ja alan rautaisimpien asiantuntijoiden esitykset omilta erikoisalueiltaan. Voin sanoa, että koko kurssin aikana ei tullut tylsää hetkeä. Siitä pitivät huolen myös osuvat ja epäviralliset kauhutarinat. ;)

Itse tentti tuntui menevän läpi aika heittämällä, mistä isoin kiitos kuuluu omalle (Aucorin) hallitukselle. Vuosien yhteistyö hallituksen kanssa on opettanut minulle käsittämättömän paljon yrittämisestä ja hallitustyöskentelystä. On nimittäin ihan eri asia lukea asioista teoriassa kuin kokea asiat käytännössä. HHJ-kurssi antaa erinomaiset eväät siihen todelliseen hallitustyöskentelyyn. Vahva suositus kaikille yrittäjäkollegoille!

*) Pistemääräksi kertyi 56/60, mikä on ihan siedettävä.

Neljä korvaamatonta työkalua modernille PK-yrityksen hallitukselle

Firmani kävi yritysostoksilla viime keväänä. Siihen liittyen oli aika monta kokousta ja tapaamista järjestettävänä, ja samaan aikaan tietenkin piti tehdä kauppaa ja pyörittää arkea. Perinteisillä metodeilla kauppaan olisi varmaan saatu poltettua useampikin kuukausi, mutta kiitos reippaan hallitustyöskentelyn, homma saatiin purkkiin alle kuukaudessa.

Useimmalle meistä ei tule ensimmäisenä mieleen, että hallitustyöskentely voisi yleensäkään olla helppoa ja nopeaa. Pikemminkin hallitustyöskentelystä tulee mieleen kellastunut koivupuinen neukkarinpöytä, jonka ympärillä istuskellaan juomassa kitkerää kahvia liian pienistä kupeista. Onneksi omassa firmassa saa tehdä melkein mitä haluaa, joten kylmää sumppia ei ole pakko särpiä.

Aucorissa on alusta saakka kommunikoitu vahvasti sähköisten kanavien kautta. Yrityskaupat ja siihen liittyvä rumba oli kuitenkin kaikille sen verran silmät avaava kokemus, että se muutti hallitustyöskentelyämme peruuttamattomasti. Aikaisemmin kehityksen terävimpänä kärkenä pitämäni Basecamp jäi hyllylle pölyttymään, kun modernimmat toimintatavat tulivat ja vetivät senioreita leukaan. Yrityskauppa opetti minulle sen, miten korvaamattomia nämä neljä työkalua modernin hallitustyöskentelyn kannalta ovat:*

1. Slack

Slack on täydellinen työkalu kiireisille ammattilaisille, jotka eivät aina ehdi vastaamaan puhelimeen tai sähköposteihin. Aikaisemmin tein hallitukselle kuukausiyhteenvetoja Basecamppiin, mutta aika usein ne jäivät kuitenkin tekemättä kaikessa kiireessä. Nyt kynnys jakaa kuulumisia on huomattavasti alhaisempi, ja kun viestit voi jaotella kanavittain (esimerkiksi talous, viestintä, yleiset, hr ja niin edelleen), hallituksen jäsenet voivat seurata aktiivisesti vain niitä kanavia jotka kokevat mielenkiintoiseksi. Slackin myötä olen myös huomannut, että jo aikaisemminkin hyvin sparraava suhde hallitukseen on muuttunut vielä välittömämmäksi ja helpommaksi.

2. Google Docs

Google Docsin kautta voi jakaa hallitukselle esitykset, tehdä kokousmuistiinpanot ja kokousten pöytäkirjat vaikka kollaboratiivisesti. Sen lisäksi yrityksen kassavirtadokumentti on jaettu Google Docsin avulla siten, että hallitusjäsenillä on halutessaan pääsy siihen milloin vain.

3. Skype/GotoMeeting/Hangout

Kasvotusten tapaaminen ei ole millään tavalla pakollista, ja aika usein se on suorastaan tarpeetonta. Mitä hyvänsä työkalua kokoustamiseen sitten käyttääkään, on tärkeää että äänestä saa selvää. Valitse myös sellainen paikka ja aika, että pystyt varmasti keskustelemaan luottamuksellisista asioista ilman että rakkauden hedelmäsi tulevat kesken kokouksen hieromaan puoliksi syötyjä nallekarkkeja naamaasi.

Suosittelen kuitenkin tapaamaan kasvotusten säännöllisesti: sähköiset viestimet tappavat aina osan kommunikaation spektristä, ja hienovaraiset ilmaukset jäävät helposti huomaamatta kun kaikki puhuvat samaan aikaan Skypessä. Mitä arempi aihe, sitä tärkeämpää on että tavataan kasvotusten.

4. Sähköinen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoitus riittää aivan hyvin, ja esimerkiksi liiketoimintakauppamme hoidettiin pelkästään sähköisin allekirjoituksin. Adoben esign varmaan vie Suomen postin konkurssiin, koska tänäkin vuonna olen säästynyt ainakin sadalta sopimuspaperipinkan postitukselta. Postituksen suurin kulu ei ole ikinä kuitenkaan se postimerkki tai kuori vaan aika: mitä kauemmin sopimus seilaa maailmalla, sitä hitaammin raha ja asiat liikkuvat. Ja auta armias jos postimurre syö sitten sen kriittisen kirjekuoren juuri ennen kuin rahan pitäisi vaihtaa omistajaa! Sähköinen allekirjoitus pelastaa tältäkin riskiltä.

Hallitus on kriittinen komponentti yrityksen kasvua ajatellen, ja mikään ei pakota yrittäjää tekemään omassa firmassaan asioita samalla tavalla kuin aina ennenkin on tehty. Mikä siis estää sinua kokeilemasta hieman modernimpaa hallitustapaa?

*) Sen lisäksi opin, että Katleenalle ei saa antaa liian monimutkaista ruokaa eikä Henrille kevytkokista, ellei halua todella tapahtumarikasta kokousta.

Katleena kaipasi kehuja, annettiin advisory board

Kunnollinen ja osallistuva hallitus on yrityksen tärkeimpiä perustuksia, jota ilman koko firma on helposti tuuliajolla. Usein pääomistajana heiluva toimitusjohtaja kun on vastuussa vain luojalleen ja siipalleen, joten ryhtiliike ja tulosvastuullisuus tekee todella hyvää. Itse olen ainakin huomannut, että yrityksen ulkopuolelta tulleiden ihmisten kokemukset ja näkemykset ovat korvaamattomia, enkä oikein varmaan osaisi enää edes olla vain ylijohtaja ilman hallituksen lempeää piiskausta.

Pienissä yrityksissä on aika harvoin aktiivinen hallitus. Se on ikään kuin pakollinen osa byrokratiaa, joka täytyy hoitaa (joka on tietenkin myös totta). Hallituksen kokoukset järjestetään jossain kaljatuopin ääressä tai omien töiden ohessa – jos ollenkaan. Sitten ihmetellään, kun toiminnalta puuttuu suunta ja tarkoitus. Eniten firmastaan kuitenkin saa irti, jos yrityksessä on hallitus joka oikeasti välittää yrityksestä, tarjoaa näkemyksiä ja erityisesti kyseenalaistaa toimitusjohtajaa hyvällä tavalla. Helpoiten se onnistuu, jos hallituksessa on yrityksen ulkopuolisia jäseniä.

Ulkopuolisten ihmisten ottaminen oman yrityksen hallitukseen on hieman pelottava ajatus. Hallituksella on kuitenkin iso vastuu ja valta yrityksen asioihin, ja moni omistajayrittäjä kokee myös tietävänsä kaiken paremmin omasta yrityksestään kuin muut. Ei siihen enää kaipaa ulkopuolisia viisastelemaan ja lisävaivaa tuomaan. Varsinkaan jos yrityksessä ei ole ollut aikaisemmin kunnollista hallitustoimintaa, kynnys ulkopuolisten hallitusten jäsenten etsimiseen on iso.

Onneksi ei ole pakko hypätä suoraan puolituntemattomien kanssa samaan kelkkaan, vaan voit testata Advisory boardilla miten pystyt toimimaan ulkopuolisten ihmisten kanssa omassa yrityksessäsi.

Advisory board on hallitusta vapaamuotoisempi hallintohimmeli, jonka jäsenillä ei ole varsinaista valtaa tai juridista vastuuta yrityksen tekemisistä. Aucorissa käytin advisory boardia hallituksen esiasteena, kun en tiennyt oikein vielä itsekään mitä hallitukselta halusin. Sen pohjalta sitten olikin hyvä muodostaa aktiivinen ja aidosti tehokas hallitus.

Siksipä olikin mahtavaa, kun Katleena pyysi minut oman yrityksensä advisory boardiin. Pesti on täydellinen: ei juridista vastuuta, ja saa viisastella toisen liiketoiminnan kipupisteille niin paljon kuin haluaa. Mun pitäisi melkein maksaa tästä.

Sinun yrityksessäsi tietenkin on aktiivinen ja toimiva hallitus, onhan?

Kaikki kirjoitukset löytyvät blogiarkistosta.