Toimitusjohtajan työjärjestys

Jokainen muistaa varmaan, millainen oli koulun lukujärjestys? Viikko oli jaettu selkeisiin, tunnin mittaisiin blokkeihin, ja yhdellä silmäyksellä näki millainen viikko oli tulossa. Tuntitietojen lisäksi lukujärjestykset tietenkin kuvasivat ihmisten mielenkiinnon kohteita: omat lukujärjestykseni olivat piirretty täyteen jalokiviä ja monstereita, joidenkin lukujärjestykset olivat lähinnä täynnä räkää ja ralliautoja.

Yrityksen kasvaessa ja kehittyessä hoidettavien asioiden ja piiskattavien prosessien määrä kasvaa huomattavasti. Pienet ja vähemmän tärkeiltä tuntuvat asiat pääsevät unohtumaan ja hautautumaan arjen työkuorman alle. Kontrollifriikki kun olen, niin tällainen peli ei vetele. Tarvitsin selkeän ja toimivan lukujärjestyksen.

Ensimmäiseksi listasin kaikki asiat kuukauden ajalta, jotka minun henkilökohtaisesti täytyy tehdä, valvoa tai huolehtia. Lista oli yllättävän pitkä ja sekava. Karsittuani päällekkäisyydet delegoin itseltäni sellaiset työt, jotka minulle eivät varsinaisesti kuulu. Sitten kasasin lopuista tehtävistä työjärjestyksen, josta näkee yhdellä vilkaisulla mitä jokaisena päivänä täytyy saada aikaiseksi.

Tällaisella lukujärjestyksellä minä yritystäni pyöritän. Klikkaamalla kuvaa saat pdf-version.

Tässä hieman tulkinta-apua lukujärjestykseeni:

Lukujärjestyksessä näkyy tietenkin myös aucorlaisia: Alina on mahtava ja tehokas projektipäällikkömme, Janne Ala-Äijälä vastaa yrityksemme teknologiasta, ja Rami on taas aisaparini myynnissä.

Lukujärjestys on siis oikeastaan kuukausinäkymä kaikkiin firman päätason prosesseihin ja osioihin (markkinointi, myynti, talous, ihmiset, prosessit ja tuotanto). Jotta firma pyörisi sujuvasti, tiettyjen prosessien täytyy kulkea päivä-, viikko- ja kuukausitasolla. Päivätason prosessit ovat lähinnä operatiivista toimintaa ja byrokratiaa, kuten ostolaskujen hyväksyntää ja myyntityötä. Minulla on yhtenä päiväprosessina aina myös inbox 0, joka helpottaa stressiäni (jos kaipaat sähköpostin käsittelyvinkkejä, niitä on täällä). Viikkotason prosessit ovat enimmäkseen valvontaa ja ihmisten ohjausta. Kuukausitason prosessit taas huolehtivat siitä, että pysytään strategiassa ja isossa kuvassa oikealla polulla.

Pistä sinäkin itsesi ruotuun lukujärjestyksellä. Ajankäyttösi oli täydellisesti järjestyksessä, kun tönötit vielä pulpetissa.

Verkostoituminen vie yrityksesi vararikkoon

Parantaisen Jari kirjoitteli jälleen osuvasti verkostoitumisesta. Jari oli pistänyt merkille, miten suosittuja kaikenlaiset verkostoitumistilaisuudet ovat. Itse olen pohdiskellyt samaa. Twitter pursuaa harva se viikko kaikenlaista seminaaria ja tapahtumaa, missä kaveriselfieitä jaetaan enemmän kuin ilmapalloja hulluilla päivillä. Miten ihmiset saavat tehtyä töitään ollenkaan, kun kaikki aika palaa seminaareissa ja muissa kissanristiäisissä?

Itsehän välttelen kaikenlaisia verkostoitumistilaisuuksia kuin ruttoa. Tästä on kaksi poikkeusta:

  • Nordic Business Forum on ollut sen verran makea kokemus, että uuvuttavuudesta huolimatta fiilis on ollut hyvä. En silti valehtele itselleni ja kuvittele, että sieltä irtoaisi kauppaa tai että se olisi suoraan bisnekselleni hyödyllistä. Suhtaudun siihen enimmäkseen lomana.
  • Retoriikan kesäkoulu järjestetään jälleen kesäkuussa Hämeenlinnassa. Menen sinne siksi, että tilaisuuden rehtorina toimii Mustakallion Antti ja apurehtorina Katleena. Sen lisäksi siellä on yleensä ollut tosi hyviä puhujia ja esityksistä oppii jotain. Kuten NBF, myös Retoriikan kesäkoulun otan lomana.

Miksi sitten en mene verkostoitumistilaisuuksiin?

Yksi syy on luonteenlaatuni. En ole luonnollinen minglailija, ja koen että menettämäni energia ei konvertoidu riittävällä tehokkuudella merkittäviksi ihmis- tai liikesuhteiksi. Olen vahvimmillani kolmen- tai kahdenkeskisissä tapaamisissa, ja silloin saan myös annettua tilanteeseen kaikkein eniten. Isommat ihmismassat ovat kaltaiselleni introvertille myrkkyä, ja tarvitsen yleensä monta päivää toipumisaikaa.

Toisekseen, aika harvassa verkostoitumistapahtumassa kohtaavat maksukykyiset asiakkaat ja myyntikykyiset myyjät. Jos innokkaimpia verkostoitujia ovat pienyrittäjät ja tuotteen tarjonta on suuryrityksille, jokainen tajuaa että ehkä itselleen ei kannattaisi valehdella tilaisuuden taloudellisen potentiaalin suhteen.

Yrittäjänä aikaa ei ole koskaan tarpeeksi, ja sen tuhlaaminen erilaisiin verkostoitumistapahtumiin ei tunnu kauhean fiksulta. Annan esimerkin.

Kaveri pyysi minua aikanaan myyntirinkiin, jossa vilpitön ajatus oli vaihtaa liidejä. Kävin tapaamisessa kerran, mutta en mennyt toiste. Ensivilkaisulta päätökseni saattoi tuntua tyhmältä, mutta mietitäänpä matematiikkaa:

  • Porukka on tehnyt omien sanojensa mukaan vuodessa parin miljoonan edestä kauppoja.
  • Ihmisiä oli viitisenkymmentä. Tämä tekee (parhaimmillaan, todellisuudessahan kaupat kasaantuvat pienelle porukalle, joka myy tuotteita tai palveluita joita todennäköisesti kaikki tarvitsevat) vuodessa keskimäärin 40 000 € per osallistuja.
  • Tapaamisiin menee viikossa aikaa 2-3 tuntia matkoineen. Se tekee vuodessa noin 100 tuntia, give or take.

Voin olla pöpi, mutta 40 000 euron jonottaminen 100 tunnin edestä kuulostaa ihan helvetin huonolta ajankäytöltä bisnekselle. Koko urani aikana yksikään tuon kokoluokan kauppa ei ole vaatinut 100 tunnin työtä. Kauppa tulee yleensä kuuden tunnin työllä jos on tullakseen. Jos ei, se on menetettyä kauraa jo muutenkin. Sen lisäksi, sisältömarkkinoinnin ja hyvin tehtyjen töiden kautta tulleet liidit ovat sata kertaa vahvempia kuin myyntihessujen suosittelut.

Yrittäjänä sinun täytyy suojella aikaasi suorastaan raivokkaaseen typeryyteen asti. Yrittämisen isoin etu ei ole rahallinen menestys vaan vapaus, ja se tarkoittaa aikaa. Käytä aikaasi vain niihin asioihin, joista saat suhteessa eniten hyötyä. Jos menet verkostoitumistapahtumiin, suhtaudu niihin lomana. Bisnestä ne eivät ole.

Mitä yhteistä on Marilyn Monroella, Marxilla ja Madventuresilla?

Yrittäjyyspäivä Turun AMK:lla

Olipas eilen kiva meininki. Jännitin yrittäjyyspäivän puheenvuoroani tyypilliseen tapaani turhaan, koska yleisö oli todella mukavaa ja aihe tietenkin omaa sydäntä lähellä. Päivän saldoksi jäi mahtavia tapaamisia ja hyvä fiilis.

Pienen firman bussivakio

Livngroomin Laura Johansson kertoi oman yrittäjätarinansa. Tarina oli hyvin tuttua omankin yrittäjäuran taipaleelta. Lauran esityksestä mieleen jäi kaikkein selkeimmin kolari, joka melkein kaatoi koko firman. Moni yritys on riippuvainen omistajastaan, ja erityisen tukalaa on sellainen tilanne, jossa yrittäjä(t) joutuvat onnettomuuteen ja joutuvat hoitamaan itseään ja yritystään samaan aikaan. Hieno tarina ja tsemppiä!

Karismaa Katleenalta

Katleena veti tyypillisen tapaansa räväkän esityksen. Esityksen aiheena oli karisman merkitys, ja miten sitä voi käyttää. Karisma ei (vastoin yleisiä käsityksiä) ole synnynnäinen ominaisuus, vaan sitä voi opetella ja treenata. Karisma koostuu kuudesta osa-alueesta (itsetuntemus, itseluottamus, ilmaisutaito, vuorovaikutustaito,  läsnäolo ja persoonallisuus), ja kaikkia niitä voi kehittää. Jokainen tunnistaa karisman alitajuisesti, mutta sen tunnistaminen itsessään ei ole helppoa:

Karisma on kuin ahteri. Sitä ei voi itse arvioida luotettavasti.

Samaa ajatusta jatkaen, on varmaan aika turhaa kysyä toiselta mielipidettä karismastaan, koska vastaus on aina ”karismasi on just passeli – oletko sä treenannut?” :D

Kokeneet esiintyjät voivat myös vaimentaa tai vahvistaa karismaansa tarpeen tullen. Se voi näyttää ulkopuolisen silmistä kuin karisman saisi päälle ja pois aivan kuin kytkimestä kääntäen. Näyttelijät ja julkkikset tekevät sitä koko ajan – esimerkiksi Marilyn Monroe demonstroi miten hän pystyi muuntautumaan parissa sekunnissa taviksesta supertähdeksi.

CC BY-SA 4.0
Kuva: CC BY-SA 4.0

Tietenkin Katleena antoi karismasta myös oman esimerkkinsä.

Katleena Kortesuo

Yritykset tarvitsevat Marxismia!

Kim Väisänen veti hyvän shown. Olen vähintäänkin fani. Suomessa ei nyt ihan hirveän montaa esimerkkiä ole taloudellisesti menestyneistä yrittäjistä, jotka ottaisivat kantaa myös yhteiskunnalliseen keskusteluun. Kimin omien sanojen mukaan varallisuuden paras puoli on se, että ei enää tarvitse varoa sanojaan (tätä kuunnellessa tuli vaan mieleen, että voi helveta, mähän teen tätä hommaa ihan väärässä järjestyksessä).

Kimillä oli todella hyvä esitys kansainvälistymiseen liittyen. En tosin olettanut ikinä näkeväni esitystä, jossa Kim kertoo yritysten tarvitsevan lisää Marxismia. Enkä olettanut näkeväni kuvaa Tony Halmeen hanuritatuoinnistakaan, mutta yrittäjänä jokainen päivä on seikkailu.

Kim Väisänen ja Marxismi

Verijuotikasta vegetaristille

Mad/DocVenturesin Riku ja Tunna vetivät tietenkin tuvan täyteen. Vaikka happi loppui ja hiki virtasi, kokonaissaldo oli aika cool. Ydinviestinä kaksikolla oli, että rajojaan kannattaa rikkoa, epämukavuusalueeltaan poistua ja omat ennakko-odotukset unohtaa. Harva ihminen kuitenkaan haluaa tulla kohdelluksi jonkin ryhmän yleistyksenä.

Oli hihityttävää nähdä, miten maailmanparantajahipitkin pääsivät verenmakuun Tunnan popsiessa videolla Rikun veren pöhöttämiä juotikkaita. Klippi ei välttämättä ollut herkkävatsaisimmille, mutta jäipähän ainakin mieleen.

Halusin tietenkin kaksikolta omistuskirjoitukset, sopivilla saatesanoilla:
Madventures nimmari ahnaalle kapitalistille

Jälkifiilikset

Oli todella hyvä päivä. Mahtava yleisö, mielenkiintoiset puhujat ja mukavia uusia tuttavuuksia. Ensi vuonna uudestaan!

  • Päivän parhaat hetket: Fist bump Kimin kanssa selfien jälkeen ja anonyymiksi jääneen opiskelijan kehut Älä yritä! -kirjasta.
  • Päivän heikoin hetki: hävitin kannettavan 2 minuuttia ennen esitystä. Katleenan tauti selkeästi tarttuu.

Oman esitykseni diat löytyvät SlideSharesta (muistiinpanoista löytyy kuviin taustoitusta):

Yrittäjäpäivän twiitit löytyvät twitteristä hashtagilla #YPV15.

Aloittavan yrittäjän säännöt

Tämä lista on lyhyt ja ytimekäs. Siinä on tiivistettynä kaikki se, jota olen yrittäjäurani aikana oppinut. Aina kun olen jättänyt sääntöjä noudattamatta, olen katunut kovasti. Ohessa omat sääntöni, olkaa hyvä:

  1. Yrityksen tarkoituksena on tehdä rahaa juuri sinulle.
  2. Ei mulkvisteja.
  3. Kassavirta on kuningas.
  4. Kaikki paitsi myynti ja markkinointi voivat odottaa.
  5. Katso kohta 1.

Yrityksen tarkoituksena on tehdä rahaa juuri sinulle

Suomessa on vallalla kornin kommunistinen näkemys siitä, että yrityksen ainoa tavoite on työllistää, ja että kaikki muut päätöksentekoa ohjaavat arvot olisivat jotenkin likaisia. Yrityksellä tietenkin voi olla kirjattuja ja kirjaamattomia arvoja jotka ohjaavat sen toimintaa ja yritys voi olla hyvä työpaikka, mutta yritysten tehtävänä ei ole työllistää. Työllistäminen on lisäarvon tuottamisen oheistuotos.

Tiedän että se ei kuulosta kivalta kaikille, mutta minuakin harmitti aikanaan kuulla ettei joulupukkia ole. Btw, jos olet sitä mieltä että yrityksen ei tarvitse tuottaa voittoa, ota yhteyttä. Minulla on sinulle mahtava liikeidea.

Ei mulkvisteja

Älä tee töitä mulkvisteille, älä palkkaa mulkvisteja ja ennen kaikkea, älä itse ole sellainen. Joskus kuvittelin, että mulkvistien kanssa on suorastaan pakko tehdä töitä, halusi tai ei. Onneksi, ei ole. Mulkvistien leikkaamisesta elämästäsi on tietenkin hintansa (yleensä se on taloudellinen), mutta kokonaisuutena pääset aina plussalle. Elämä on paljon miellyttävämpää kun huolehdit siitä, että ympärilläsi ei ole ihmisiä joihin et haluaisi tuhlata edes tiiliskiveä.

Aina kun olen kuvitellut maailman kaatuvan mulkvistin pois potkimiseen, asioilla on ollut tapana järjestyä.

Kassavirta on kuningas

Kassavirta tarkoittaa tulojen ja menojen sykettä pankkitilillä. Sinne tulee rahaa asiakkaiden maksamista laskuista ja sieltä lähtee rahaa maksamistasi laskuista. Jos erotus on miinusmerkkinen, olet kaulaasi myöten keltaisessa nesteessä. Tämä eloonjäämiskamppailu on koko yritystoiminnan ydin.

Jotta pääsi pysyisi pinnalla, sinun täytyy koko ajan yrittää saada enemmän kannattavaa kauppaa samaan aikaan kun yrität pitää kulut kurissa. Seuraa kassavirtaa haukan lailla. Jos rahaa ei ole, ei ole yritystäkään.

Kaikki paitsi myynti ja markkinointi voivat odottaa

Markkinointi on mielestäni onnistunut, kun asiakas osoittaa halunsa ostaa. Myynti on taas prosessi jonka seurauksena rahasi siirtyy asiakkaan taskusta yrityksen taskuun – ja pitkän kierroksen ja ahnaiden välikäsien kautta sinun taskuusi. Jos laiminlyöt myynnin ja markkinoinnin, rahantulo lakkaa todella nopeasti. Myynnin hiipumisen huomaat heti, mutta markkinoinnin näivettymisen seuraukset ilmenevät usein vasta puolen vuoden kuluttua.

Vaikka olisi kuinka kiire tai ahdistus, yritä löytää aikaa joka päivä sekä markkinointiin että myyntiin. Jos lopetat ne tänään, kärsit siitä huomenna.

Jäikö joku tärkeä asia listaamatta?

Kaikki kirjoitukset löytyvät blogiarkistosta.