Neljä korvaamatonta työkalua modernille PK-yrityksen hallitukselle

Firmani kävi yritysostoksilla viime keväänä. Siihen liittyen oli aika monta kokousta ja tapaamista järjestettävänä, ja samaan aikaan tietenkin piti tehdä kauppaa ja pyörittää arkea. Perinteisillä metodeilla kauppaan olisi varmaan saatu poltettua useampikin kuukausi, mutta kiitos reippaan hallitustyöskentelyn, homma saatiin purkkiin alle kuukaudessa.

Useimmalle meistä ei tule ensimmäisenä mieleen, että hallitustyöskentely voisi yleensäkään olla helppoa ja nopeaa. Pikemminkin hallitustyöskentelystä tulee mieleen kellastunut koivupuinen neukkarinpöytä, jonka ympärillä istuskellaan juomassa kitkerää kahvia liian pienistä kupeista. Onneksi omassa firmassa saa tehdä melkein mitä haluaa, joten kylmää sumppia ei ole pakko särpiä.

Aucorissa on alusta saakka kommunikoitu vahvasti sähköisten kanavien kautta. Yrityskaupat ja siihen liittyvä rumba oli kuitenkin kaikille sen verran silmät avaava kokemus, että se muutti hallitustyöskentelyämme peruuttamattomasti. Aikaisemmin kehityksen terävimpänä kärkenä pitämäni Basecamp jäi hyllylle pölyttymään, kun modernimmat toimintatavat tulivat ja vetivät senioreita leukaan. Yrityskauppa opetti minulle sen, miten korvaamattomia nämä neljä työkalua modernin hallitustyöskentelyn kannalta ovat:*

1. Slack

Slack on täydellinen työkalu kiireisille ammattilaisille, jotka eivät aina ehdi vastaamaan puhelimeen tai sähköposteihin. Aikaisemmin tein hallitukselle kuukausiyhteenvetoja Basecamppiin, mutta aika usein ne jäivät kuitenkin tekemättä kaikessa kiireessä. Nyt kynnys jakaa kuulumisia on huomattavasti alhaisempi, ja kun viestit voi jaotella kanavittain (esimerkiksi talous, viestintä, yleiset, hr ja niin edelleen), hallituksen jäsenet voivat seurata aktiivisesti vain niitä kanavia jotka kokevat mielenkiintoiseksi. Slackin myötä olen myös huomannut, että jo aikaisemminkin hyvin sparraava suhde hallitukseen on muuttunut vielä välittömämmäksi ja helpommaksi.

2. Google Docs

Google Docsin kautta voi jakaa hallitukselle esitykset, tehdä kokousmuistiinpanot ja kokousten pöytäkirjat vaikka kollaboratiivisesti. Sen lisäksi yrityksen kassavirtadokumentti on jaettu Google Docsin avulla siten, että hallitusjäsenillä on halutessaan pääsy siihen milloin vain.

3. Skype/GotoMeeting/Hangout

Kasvotusten tapaaminen ei ole millään tavalla pakollista, ja aika usein se on suorastaan tarpeetonta. Mitä hyvänsä työkalua kokoustamiseen sitten käyttääkään, on tärkeää että äänestä saa selvää. Valitse myös sellainen paikka ja aika, että pystyt varmasti keskustelemaan luottamuksellisista asioista ilman että rakkauden hedelmäsi tulevat kesken kokouksen hieromaan puoliksi syötyjä nallekarkkeja naamaasi.

Suosittelen kuitenkin tapaamaan kasvotusten säännöllisesti: sähköiset viestimet tappavat aina osan kommunikaation spektristä, ja hienovaraiset ilmaukset jäävät helposti huomaamatta kun kaikki puhuvat samaan aikaan Skypessä. Mitä arempi aihe, sitä tärkeämpää on että tavataan kasvotusten.

4. Sähköinen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoitus riittää aivan hyvin, ja esimerkiksi liiketoimintakauppamme hoidettiin pelkästään sähköisin allekirjoituksin. Adoben esign varmaan vie Suomen postin konkurssiin, koska tänäkin vuonna olen säästynyt ainakin sadalta sopimuspaperipinkan postitukselta. Postituksen suurin kulu ei ole ikinä kuitenkaan se postimerkki tai kuori vaan aika: mitä kauemmin sopimus seilaa maailmalla, sitä hitaammin raha ja asiat liikkuvat. Ja auta armias jos postimurre syö sitten sen kriittisen kirjekuoren juuri ennen kuin rahan pitäisi vaihtaa omistajaa! Sähköinen allekirjoitus pelastaa tältäkin riskiltä.

Hallitus on kriittinen komponentti yrityksen kasvua ajatellen, ja mikään ei pakota yrittäjää tekemään omassa firmassaan asioita samalla tavalla kuin aina ennenkin on tehty. Mikä siis estää sinua kokeilemasta hieman modernimpaa hallitustapaa?

*) Sen lisäksi opin, että Katleenalle ei saa antaa liian monimutkaista ruokaa eikä Henrille kevytkokista, ellei halua todella tapahtumarikasta kokousta.

Katleena kaipasi kehuja, annettiin advisory board

Kunnollinen ja osallistuva hallitus on yrityksen tärkeimpiä perustuksia, jota ilman koko firma on helposti tuuliajolla. Usein pääomistajana heiluva toimitusjohtaja kun on vastuussa vain luojalleen ja siipalleen, joten ryhtiliike ja tulosvastuullisuus tekee todella hyvää. Itse olen ainakin huomannut, että yrityksen ulkopuolelta tulleiden ihmisten kokemukset ja näkemykset ovat korvaamattomia, enkä oikein varmaan osaisi enää edes olla vain ylijohtaja ilman hallituksen lempeää piiskausta.

Pienissä yrityksissä on aika harvoin aktiivinen hallitus. Se on ikään kuin pakollinen osa byrokratiaa, joka täytyy hoitaa (joka on tietenkin myös totta). Hallituksen kokoukset järjestetään jossain kaljatuopin ääressä tai omien töiden ohessa – jos ollenkaan. Sitten ihmetellään, kun toiminnalta puuttuu suunta ja tarkoitus. Eniten firmastaan kuitenkin saa irti, jos yrityksessä on hallitus joka oikeasti välittää yrityksestä, tarjoaa näkemyksiä ja erityisesti kyseenalaistaa toimitusjohtajaa hyvällä tavalla. Helpoiten se onnistuu, jos hallituksessa on yrityksen ulkopuolisia jäseniä.

Ulkopuolisten ihmisten ottaminen oman yrityksen hallitukseen on hieman pelottava ajatus. Hallituksella on kuitenkin iso vastuu ja valta yrityksen asioihin, ja moni omistajayrittäjä kokee myös tietävänsä kaiken paremmin omasta yrityksestään kuin muut. Ei siihen enää kaipaa ulkopuolisia viisastelemaan ja lisävaivaa tuomaan. Varsinkaan jos yrityksessä ei ole ollut aikaisemmin kunnollista hallitustoimintaa, kynnys ulkopuolisten hallitusten jäsenten etsimiseen on iso.

Onneksi ei ole pakko hypätä suoraan puolituntemattomien kanssa samaan kelkkaan, vaan voit testata Advisory boardilla miten pystyt toimimaan ulkopuolisten ihmisten kanssa omassa yrityksessäsi.

Advisory board on hallitusta vapaamuotoisempi hallintohimmeli, jonka jäsenillä ei ole varsinaista valtaa tai juridista vastuuta yrityksen tekemisistä. Aucorissa käytin advisory boardia hallituksen esiasteena, kun en tiennyt oikein vielä itsekään mitä hallitukselta halusin. Sen pohjalta sitten olikin hyvä muodostaa aktiivinen ja aidosti tehokas hallitus.

Siksipä olikin mahtavaa, kun Katleena pyysi minut oman yrityksensä advisory boardiin. Pesti on täydellinen: ei juridista vastuuta, ja saa viisastella toisen liiketoiminnan kipupisteille niin paljon kuin haluaa. Mun pitäisi melkein maksaa tästä.

Sinun yrityksessäsi tietenkin on aktiivinen ja toimiva hallitus, onhan?

Kaikki kirjoitukset löytyvät blogiarkistosta.