Et tarvitse nelipäiväistä työviikkoa, vaan parempaa johtamista

Luulin, että nelipäiväisestä työviikosta fantasiointi olisi jo tässä kohtaa hieman rauhoittunut, mutta mitä vielä. Tietenkin asiaan vaikuttaa poliitikoiden krooninen vaalikiima, ja irtopisteitä pitää hankkia keinolla millä hyvänsä. Keppihevoseksi käy vaikka "tutkimus", jonka perusteella ei voi vetää johtopäätöksiä yhtään mistään.

Selkeyden vuoksi sanon heti tähän alkuun, että en ole kuukausipalkan ystävä yleensäkään. Aikaan sidottu palkka kun palkitsee töiden tekemisen näyttelemisestä erityisesti asiantuntijatyössä. Se on myös yleissitovassa palkkamallissa tulonsiirto ahkerilta laiskoille. Aikaan sidottu palkka lisää myös organisaation palavereiden määrää merkittävästi – palaverit kun ovat tehokkain tapa esittää työntekoa skaalatusti isommalla joukolla.

Tämä on kuitenkin se status quo, ja sillä mennään.

Mutta nelipäiväisen työviikon kaipuun takana ovat mielestäni aivan muut syyt kuin ahneus (vasemmiston tai oikeiston, kumpaa sitten edustatkaan). Uskoisin, että suurin syy on kaipuu työrauhaan.

Asiantuntijatyössä on nimittäin kolme olennaista pointtia, jotka jokaisen johtajan pitäisi tietää:

1. Työ on oletuksena näkymätöntä ja se tapahtuu ihmisen korvien välissä.
2. Työn olennainen tehokkuutta ja laatua ennakoiva mittari on syvätyön määrä.
3. Jokaisen asiantuntijan optimaalinen työntekoikkuna vaihtelee, eikä se juuri koskaan noudata yrityksen työaikoja.

Kun nämä asiat yhdistetään tällaisen jälkiteollisen yhteiskunnan sellutehdasmaiseen työaikamalliin, seuraa mielenkiintoisia asioita.

Ensinnäkin, tyypillisen asiantuntijan arki on täynnä keskeytyksiä, hälyä ja stressiä. Koska työ on näkymätöntä, sivusta seuraten on liki mahdotonta huomioida visuaalisesti, miten kriittisessä vaiheessa työ on. Tämä tekee työn keskeyttämistä helppoa, ja modernit tietotyökalut vain pahentavat tilannetta.

Toisekseen, asiantuntijan työ on tyypillisesti kaoottista, eikä sitä priorisoi kukaan. Erityisesti asiantuntijatyössä oletettu itseohjautuvuus on harhakuvitelmaa. Ihmiset eivät ole erityisen hyviä johtamaan itseään, ja asiantuntijat ovat siinä vielä huonompia kuin perinteiset duunarit. Sen lisäksi työnohjaus vaatisi, että asiantuntijalla olisi selkeä prosessi jota seurata. Oman työsuoritteen täytyisi myös olla kitkattomasti kiinni sekä töiden tulo- että menoputkessa. Näin ei tietenkään juuri koskaan ole.

Lopputuloksena syntyy helposti hallitsematon työkuorma, joka ei tunnu ikinä vähenevän. Palaverit tuottavat vain lisää palavereita ja sähköpostiketjut paisuvat paisumistaan. Dokumentit ovat hajallaan sadassa eri paikassa. Järjestelmät vaihtavat ilmettään liian usein ja toiminnallisuudet muuttuvat. Salasanoja saa olla vaihtamassa koko ajan. Konetta pitäisi taas päivittää. Puhelin pirisee, pikaviestimet päästelevät omia ääniään.

Epätoivo iskee vähemmästäkin.

Mutta vaikka nuo oireet ovatkin kivuliaita esimerkkejä tyypillisen asiantuntijan arjesta, ne eivät ole merkkejä siitä, että "työelämä on rikki" tai että "ihmisiltä vaaditaan työelämässä liikaa".

Ehei, nuo ovat kaikki merkkejä johtamisen puutteesta. Jos työtä ei johdeta, seurauksena on juurikin kuvatunlainen kaaos.

Miten sitten tilannetta voi korjata? Neljään työpäivään siirtyminen ei nimittäin vähennä mitään muuta kuin yhteiskunnan saamia verotuloja.

Vastalääkkeeksi asiantuntijan kaoottiseen arkeen suosittelen kymmenen kohdan listaa:

1. Selkeytä työnkulkua. Visualisoi, mitä töitä firmassa tehdään ja miten työt valmistuvat. Voit piirtää kaavion  vaikka valkotaululle tai ikkunaan, eikä sen aluksi tarvitse olla täysipainoinen arvovirtakaavio. Kunhan kaikki näkevät, mitä työvaiheita työssä on, homma muuttuu heti selkeämmäksi.
2. Selkeytä työnkuvia. Kuvaa selkeästi, kuka vastaa mistäkin työstä ja miten. Kun työroolit ovat selkeät, päät eivät kolise niin helposti yhteen ja työ virtaa sujuvammin. Määrittele selkeät varahenkilöjärjestelyt, jotta sairas- ja kiiretapausten koittaessa jokainen tietää kuka vastaa mistäkin. Palkkaa mieluummin positiivisia generalisteja kuin kärttyisiä erikoisosaajia.
3. Tee selkeät työsäännöt. Lukujärjestykset toimivat ekaluokkalaisilla, ja ne toden totta toimivat myös aikuisillakin. Työsääntö voi olla esimerkiksi tällainen: "Joka aamu kun tulet töihin, tarkista tikettijärjestelmä. Jos siellä on kriittiseksi liputettuja töitä, tee ne ensin vanhimmasta uusimpaan. Siirry sitten tekemään normaalin kiireellisyysasteen tikettejä. Tee tikettejä niin kauan että jono on tyhjä tai kello on 11.30, jonka jälkeen voit tehdä muita omalla listallasi olevia töitä." Tämä voi tuntua mikromanageeraukselta, mutta se ei ole sitä. Muista, että työn johtaminen on palvelu, johon työntekijällä on oikeus.
4. Opeta ihmisiä tunnistamaan prosessien pullonkauloja arjessa ja helpottamaan pullonkaulaan kohdistuvaa painetta työn kysyntää säätelemällä. Pullonkaula määrittelee koko systeemin läpimenoajan, ja putkesta ei tule ikinä töitä nopeammin ulos kuin mitä pullonkaula ehtii tuottamaan.
5. Vähennä työtilan melua ja häiriötekijöitä. Tämä tarkoittaa avokonttoreiden välttämistä, kuulokkeiden hankkimista työntekijöille ja esimerkiksi myyjien ja muiden mölyäjien eristämistä erilliseen tilaansa. Asiantuntijatyössä avokonttori on helpoin tapa tuhota firman tehokkuus.
6. Vähennä keskeytyksiä. Ohjeista ihmisiä (erityisesti esihenkilöitä) kunnioittamaan pikaviestimien statuksia. Sovi samalla selkeät säännöt, milloin työntekijöiden täytyy olla tavoitettavissa. Tämän tarkoituksena on luoda työrauha, ei nakkisuoja.
7. Rajaa kalenterista aikaa keskittymistä vaativille syvätöille. Jos se ei ole mahdollista, tee kalenteriin feikkipalaveri ja mene läppärin kanssa vaikka kellariin. Nämä työt ovat yleensä niitä, joiden ROI on 10x tai 100x verrattuna normaaliin työsuoritteeseen. Niiden tekemiseen täytyy löytyä keskeytyksetöntä aikaa.
8. Normalisoi palaverien vähentäminen osaksi työtä. Jos asian voi hoitaa sähköpostilla, lähetä mieluummin sähköposti. (Huomaathan, että tämä ei tarkoita kaikkien palavereiden eliminoimista. Vaikeat ja oikeasti tärkeät asiat on aina keskusteltava kasvotusten.)
9. Palkitse selkeydestä. Pitkä ja tunteikkaasti polveileva sähköposti ei ansaitse porkkanaa vaan keppiä. Paras sähköposti on ystävällinen, selkeä ja lyhyt. Jos ihminen kirjoittaa aina pitkiä sähköposteja, sinulla on luultavasti käsissäsi ihminen, jolla on liikaa aikaa tai ongelmia muussa elämässään.
10. Viimeinen ja tärkein asia: ohjaa asiantuntijoiden työtä aktiivisesti mutta kunnioittavasti. Älä niele koukkuineen tarinoita itseohjautuvista organisaatioista. Johtaminen on palvelua, johon työntekijällä on oikeus. Johtaminen sisältää työn priorisoinnin ja neuvonnan, jotta asiantuntija voi keskittyä tekemään oman työnsä kunnolla.

Ja kaikille niille, jotka haikailevat neljän päivän työviikon perään viiden päivän palkalla, minulla on sinulle hyviä uutisia: perustamalla oman yrityksen voit tehdä neljän päivän työviikkoja ihan niin paljon kuin haluat. Kaikki muut ratkaisut ovat vain toisten rahoilla siipeilyä.