Mistä aloittaa asiantuntijayrityksen liinaus?

Olen aikaisemminkin kirjoittanut asiantuntijayrityksen liinaamisesta. Lean asiantuntijayritys on kilpailijoitaan nopeampi, laadukkaampi ja tuloksellisempi työpaikka. Leanit työmetodit ja johtamiskäytännöt tuovat tuloksen lisäksi tasaisemman työkuorman ja vähemmän vitutusta virheiden kanssa.

Moni kuvittelee, että lean soveltuu paremmin prosessiteollisuuteen ja autotehtaille kuin tietotyöläisille. Tämä ei voisi olla kauempana totuudesta. Tietotyössä jos missä on hyötyä leanista ja sen tuomista työ- ja ajattelutavoista. Tietotyön kuormittavuus keskittyy kankun lisäksi korvien väliin, ja lean on omiaan lieventämään työn vaihtelun aiheuttamaa stressikuormaa.

Mutta miten lean sitten kannattaa tuoda asiantuntijayritykseen?

1. Kouluta itseäsi

Tämä vaihe on se kaikkein tärkein. Sinun täytyy lukea ja opetella leanista sen verran, että alat täristä vähän innostuksesta. Lue, katso videoita, vieraile yrityksissä joissa virtaustehokkuus ja hukan hävittäminen ovat viety tosissaan toimintaan. Kun et voi enää hillitä itseäsi, ala varovasti miettimään millainen organisaatiosi olisi leanimpana.

2. Muodosta tilannekuva

Ennen kuin voit aloittaa mitään muutosta, sinun täytyy analysoida omaa ja organisaatiosi muutoskykyä ja valmiuksia tämän tason muutokseen. Lean ei ole mikään pikkujuttu, joka menee maaliin muutamassa kuukaudessa. Se on perustavanlaatuinen ajattelu- ja johtamistason muutos, joka ei ole yhteensopiva perinteisten tapojen kanssa. Erityisen tiukassa vanhat asiat ovat omassa takaraivossa. Jos olet oman yrityksesi perustaja ja olet tehnyt vuosia tai vuosikymmeniä asioita tietyllä tavalla, sinun voi olla alkuun oikeasti mahdotonta edes ymmärtää, miksi jotkut –  aikaisemmin rakkaudella vaalitut ja hyvänä pidetyt – asiat ovat jopa haitallisia uudessa todellisuudessa.

3. Visualisoi nykytila

Jotta voit lähteä edistämään muutosta, työ täytyy saada näkyväksi. Leanin perusta on mitattavissa muutoksissa, ja jos sinulla ei ole selkeää käsitystä olennaisista mittareista, muutoksen mittaaminen on mahdotonta. Mistä tiedät että tehty muutos on hyvästä, jos et tiedä mihin suuntaan viisarin edes pitäisi heilahtaa?

Ennen kuin voit mitata mitään, sinun täytyy löytää oikeat mittarit. Tässä auttaa kouluttautumisesi (kohta 1). Esimerkiksi laskutusasteen kasvaminen mahdollisimman suureksi ei ole hyvä asia, vaikka se perinteisissä asiantuntijaorganisaatioissa sellaiseksi katsotaankin. Yhden arvovirran virheetön läpimenoaika on taas oikein mainio mittari.

Ennen kuin voit analysoida tällaista mittaria, sinulla täytyy olla selkeä käsitys siitä millaista työtä organisaatiossasi tehdään ja miten kukin erilainen työ virtaa organisaatiosi läpi. Voit käyttää tähän apunasi arvovirtakaaviota. Suosittelen, että valitset ensin yhden selkeän ja helposti mitattavan arvovirran (tällainen arvovirta voi olla esimerkiksi asiakkaan työpyyntö puhelintukeen), etkä yritä heti pilkkoa koko organisaatiotasi erillisiksi arvovirroiksi.

4. Organisoi arvovirrat

Kun mittarit ovat selkeät ja tiedät miten yrityksesi olennaiset työlajit virtaavat tilauksesta toimitukseen, valitse yksi selkeästi kipuilevin arvovirta ja keskity siihen. Arvovirtakaavion (VSM, Value Stream Map) tarkoituksena on selkeyttää ja visualisoida, miten arvo syntyy ihmisten ja tietovirtojen yhdistyessä. Jos tiimi on yhtään innostunut VSM:n rakentamisvaiheessa, tavoitetilakaavion (FSM, Future State Map) rakentamisen pitäisi onnistua ongelmitta ja melko nopeasti.

Nyt tiedät, miltä tulevaisuus näyttää. Seuraavaksi täytyy vain muodostaa organisaatiosi osat siten, että pääset siirtymään kohti tavoitetilaa. Tyypillisesti tämä vaihe aiheuttaa eniten kipuilua ja kivistystä. On nimittäin aika kokeilla jotain täysin uutta, ja tässä kohtaa vanhojen käytäntöjen on aika siirtyä pois uusien kokeilujen tieltä. Voit esimerkiksi rakentaa asiakaspalvelutiimin organisaatiotasi palvelemaan tai tuotteistaa asiantuntijaprosessin yhdenmukaiseksi. Mikä se ratkaisu onkaan, tavoitteena on saada yhden yksittäisen työtyypin työt virtaamaan keskeytyksettä tilauksesta toimitukseen mahdollisimman nopeasti ja virheettömästi.

5. Iteroi

Ensimmäinen iteraatio on aina jännittävin ja samalla hankalin. Kukaan ei oikein ole varma, miten asioiden pitäisi mennä ja ollaanko asioita tekemässä yleensäkään ”oikein”. Tämän tilanteen kuumotusta helpottaa, jos olet hoitanut aikaisemmat vaiheet edes siedettävästi. Kun sinulla on edessäsi selkeästi visualisoitu nykytila, tulevaisuuden haavetila ja mittarit joilla muutoksen suuntaa pystytään arvioimaan, jokaisen on helppo nähdä onko iteroinnista apua vai ei. Kannusta kaikkia kokeiluja joilla on mitattavaa merkitystä ja alleviivaa avoimen keskustelun merkitystä.

6. Juhli pieniä voittoja

Tämä on yllättävän tärkeää. Jos olet saanut edellisissä vaiheissa prosessin käyntiin, edessäsi on vääjäämättä selkeitä ja mitattavia voittoja. Voittojen täytyy olla sellaisia, että ne vaikuttavat työn mielekkyyteen, laatuun ja erityisesti toimitusaikaan ja sitä kautta myös asiakastyytyväisyyteen ja tulokseen. Tämä on aina juhlan arvoista! Oli se sitten kakkua tai kehua, on hyvä että pieniäkin voittoja juhlitaan positiivisen muutoksen kehän aikaansaamiseksi.

7. Toista

Kun sinä ja organisaatiosi saatte kokemusta jonkun arvovirran liinauksesta, on aika toistaa sama jollekin toiselle arvovirralle. Samaan aikaan kun huolehdit että ensimmäinen muutoksen kohteena oleva arvovirta jatkaa kehittymistään pienin askelin, ota seuraavaksi helpoin arvovirta kehityksen kohteeksi. Toista prosessia sitä mukaa kun organisaatiosi kehittyy ja ihmisten itsevarmuus ja kokemukset leanista kasvavat. Mitä nopeammin saat pieniä voittoja, sitä nopeammin mitättömiltä tuntuvista muutoksista kasvaa koko organisaation muuttava lumivyöry.

Protip: jos organisaatiossasi on muutospelkoa, suosittelen vahvasti että et pidä leanista mitään isompaa meteliä. On parempi, että et käytä vieraskielisiä tai helposti väärin ymmärrettäviä sanoja (esimerkiksi lean, kaizen, hukka) tarpeettomasti, koska ne voivat laukaista liian helposti muutospelon ja -vastarinnan. Puhu vain muutoksesta, jatkuvasta kehittämisestä ja laadusta.