Mitä OKR tarkoittaa ja miksi sinunkin yrityksesi kannattaa ottaa ne käyttöön?
Jos olet joskus saanut pyyhkeitä viestinnän vajavaisuudesta tai palautetta ettei yrityksessäsi ole kauhean selkeää se mitä tehdään tai miksi, ota käyttöön OKR:t eli okrit (Objectives and Key Results). Okrit ovat alunperin Andy Groven luoma tavoitejohtamismalli, jolla saadaan koko organisaatio toimimaan oikeaan suuntaan selkeästi mitattavin askelin. Okrit lisäävät läpinäkyvyyttä ja auttavat ihmisiä keskittymään työssään oikeisiin asioihin. Erityisen arvokasta tämä on silloin, kun markkinoiden nopea liikehdintä ja yrityksen nopeat muutokset aiheuttavat hämmennystä ja epäselvyyttä priorisoinnissa.
Yksinkertaistettuna Objective (tavoite) vastaa kysymykseen ”mihin haluamme mennä?” ja Key Results (avaintulokset) vastaa kysymykseen ”miten voimme mitata että pääsemme siihen tavoitteeseen?”
Millainen on hyvä tavoite (Objective)?
Tavoitteiden tulisi olla sen verran kunnianhimoisia että se saa ihmisten sydämet läpättämään jännityksestä. Klassinen esimerkki tällaisesta tavoitteesta on esimerkiksi John F. Kennedyn kuuluisa Moonshot-puhe vuodelta 1962:
This nation should commit itself to achieving the goal, before the decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to the Earth.
Hurjalta kuulostava tavoite tuntuu melkein mahdottomalta, mutta se inspiroi ja on kaiken lisäksi pilkottavissa pienempiin vaiheisiin, joiden toteutumista voidaan mitata avaintuloksilla (Key results).
Tavoitteita ei tulisi olla kerrallaan liikaa, etenkään jos vasta harjoittelet okrien käyttöä. Mihin hyvänsä kotimaiseen asiantuntijaorganisaatioon pitäisi riittää maksimissaan kolme tavoitetta samaan aikaan. Jos tavoitteita on liikaa, ihmiset eivät tiedä mihin suuntaan yrityksen tulisi olla menossa, eikä okrista ole avuksi arjen ongelmien priorisoinnissa. Mitä vähemmän tavoitteita, sitä selkeämpää kaikki on.
Tavoitteita tulisi tarkastella ja päivittää usein, mielellään kerran kuukaudessa tai vähintään kerran kvartaalissa. Tämä takaa nopeuden ja ketteryyden vikkelästi viilettävissä markkinanäkymissä. Vaikka tavoitteet tulisi päivittää usein, päivityssykli riippuu scopesta: strategiset tavoitteet ovat yleensä vuoden aikajänteellä tapahtuvia, taktiset kuukausitasolla ja aivan kädet savessa -tyyliset operatiiviset tavoitteet ovat yleensä jopa viikkojen aikajänteellä tapahtuvia.
Entä millainen on sitten hyvä avaintulos (Key result)?
Hyvä avaintulos on tietenkin SMART. Esimerkiksi Kennedyn inspiroiman tavoitteen (saadaan äijä kuuhun ja mielellään hengissä takaisin) voi jakaa mitattaviin avaintuloksiin esimerkiks näin:
- Rakenna riittävän tehokas raketti jolla pääsee pois maan painovoimakentästä,
- suunnittele moduuli ja puku jossa astronautti pysyy hengissä avaruudessa x aikaa ja
- rakenna järjestelmä jolla astronautti pääsee takaisin maahan tehtävän suorittamisen jälkeen.
Ja niin edelleen. Avaintuloksia voidaan pilkkoa sitten pienempiin mitattaviin osasiin ja saa suorittaa!
Avaintulosten pitäisi olla sellaisia, ettei niitä olen kovin helppo saavuttaa. Tarkoitus ei ole tietenkään epäonnistua koko ajan, vaan antaa ihmisille riittävästi mitattavia haasteita joita kohden pyrkiä. Jos avaintulokset kuitenkin saavutetaan koko ajan liian helposti ja vähällä vaivalla, haasteellisuus häviää eikä tavoitteisin varmasti päästä. Tärkeintä on, etteivät avaintulokset ole helposti seliteltävissä parhain päin. John Doerr on selittänyt okrien mitattavuuden mielestäni hyvin tyhjentävästi:
The key result has to be measurable. But at the end you can look, and without any arguments: Did I do that or did I not do it? Yes? No? Simple. No judgments in it.
Jokaista tavoitetta kohden olisi hyvä olla maksimissaan viisi avaintulosta. Jos mitattavia asioita on enemmän, homma alkaa nopeasti tuntua turhalta puuhastelulta ja rasittavalta raporttisavotalta. Avaintulosten raportoinnin tulisi tapahtua vähintään viikottain tai mielellään reaaliaikaisesti, jos tieto on saatavissa olennaisista järjestelmistä esimerkiksi rajapintojen kautta.
Ensiarvoisen tärkeää on, että ihmiset saavat itse osallistua avaintulosten määrittelyyn. Tavoitteiden olisi hyvä tulla yrityksen omistajaohjauksen suunnasta, mutta avaintuloksia ei voi sanella pelkästään ylhäältä. Erityisesti asiantuntijayrityksissä asiantuntijat tietävät ja keksivät kyllä itse, millaisilla mittareilla tavoitteeseen pääsemistä olisi järkevää mitata.
Varoituksen sana palkitsemisesta
Okrien tarkoituksena on linjata koko organisaatio puhaltamaan samaan hiileen. Et voi siis liittää okriin taloudellisia palkitsemisjärjestelmiä. Jos teet niin, ihmisten asennoituminen yhteisiin tavoitteisiin muuttuu helposti “mitä minä siitä hyödyn” -asenteeksi. Tuonkaltainen osaoptimointi pilaa minkä hyvänsä yhteisen hyvän, kun jokainen alkaa miettimään konkreettisella tasolla vain omaa tilipussiaan.
Miten okrit sitten otetaan käyttöön?
Ensimmäiseksi suosittelisin lukemaan pari olennaista kirjaa aiheesta (esimerkiksi Measure What Matters, Radical Focus, Objectives + Key Results (OKR) Leadership ja Objectives and Key Results).* Kuten monessa muussakin, myös tässä asiassa kirjat ovat törkeän halpaa tislattua viisautta, joiden avulla voi välttää monta harmillista harhalaukausta. Kun olet lukenut asiasta sillä tasolla että pystyt pitämään okrista viiden minuutin spontaanin esitelmän, olet valmis ajamaan asiaa myös omassa yrityksessäsi.
Itse okrien käyttöönotto on teknisesti helppoa: voit käyttää jaettua taulukkolaskentaohjelmaa jota kaikki asianosaiset pääsevät tutkimaan ja päivittelemään, tai sitten ottaa käyttöön maksullisen järjestelmän. Omat kokemukseni rajoittuvat Perdoon testiversioon (kallis) ja Koanin arkikäyttöön (toimii ja kehittyy rivakasti), mutta markkinoilla on myös muitakin softia joista joku varmasti sopii yrityksesi tarpeisiin ja budjettiin. Alla tunnetuimmat joita uskallan suositella:
- Koan
- Perdoo
- Weekdone
- Engagedly
- Tangible Growth (enterprise-tasoinen ja kotimaista tuotantoa)
Mihin työkaluun tai käytäntöön päädytkään, ole kärsivällinen: okrien isoin hyöty alkaa näkyä yleensä vasta noin vuoden kuluttua aloituksesta, riippuen yrityksesi muutoskyvystä ja koosta. Matka on hyvä silti aloittaa mahdollisimman pian, koska mikä hyvänsä viestintää ja yhtenäisyyden tunnetta edistävä muutos kannattaa aina.
*) Pikkulinnut ovat laulaneet, että okrista on tulossa tänä vuonna ulos suomenkielinen ja käytännönläheinen opas (yhtenä kirjoittajista on Aucorinkin hallituksessa työskennellyt Henri Sora. Seuraa Henriä twitterissä tai linkkarin okrkirja -tagia niin kuulet ensimmäisten joukossa kun kirja pullahtaa pihalle).