Tämä on asiantuntijayrityksen tyypillinen tulostuholainen

Kuulostaako tämä tutulta:

Asiantuntijat ovat paiskoneet kuumeisesti hommia. Kaikille riittää töitä, projektit vaikuttavat helpoilta ja liidiputkestakin puskee tasaisesti uutta kauppaa. Jokin kuitenkin mättää: projektit eivät valmistu ajallaan, asiakkaat kyselevät toimitusten perään ja laskuista läpsyy reklamaatioita. Kassan pohja häämöttää uhkaavasti, eikä tuloskaan näytä hyvältä.

Missä vika?

Näkemättä firmaa uskallan arvata, että jos asiantuntijayritys tekee turskaa, vaikka työtä tehdään ahkeran oloisesti, syynä ovat löperöt tuntikirjaukset. Vaikka en erityisemmin ole tuntilaskutuksen ystävä, useimmissa asiantuntijayrityksissä tuntilaskutus on kuitenkin kriittisessä roolissa. Siksi kirjausten laatuun kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Ja valitettavasti juuri tuntikirjaukset ovat asiantuntijayrityksissä lähes aina levällään.

Onneksi tämänkin ongelman voi kääntää oikeaan suuntaan suhteellisen pienillä liikkeillä:

• Seuraa säännöllisesti erityisesti "likasanko" -tunteja. Jokaisessa tuntityötä myyvässä asiantuntijayrityksessä on tuntikirjausjärjestelmässä omalla nimellään työtyyppi, johon voi satuilla kaikki muualle sopimattomat tunnit. Tänne sitten kasautuu helposti sellaiset tunnit, jotka kuuluisi laskuttaa asiakkaalta, mutta joita työntekijät eivät jostain syystä kehtaa merkata oikealle projektille.
• Jos et itse ehdi seurata tuntikirjauksia aktiivisesti, vastuuta organisaatiosta joku toinen tähän rooliin. Kun olet varma, että vastuuttaminen toimii, tee silti pistotarkastuksia tuntikirjausjärjestelmään säännöllisesti. Tuntikirjausjärjestelmän raporttien avulla pystyt helposti pitämään sormesi firman pulssilla.
• Huolehdi siitä, että tuntikirjausten tekeminen on ohjeistettu oikein ja että ihmiset on perehdytetty kunnolla. Jos firmassa kysyy kahdelta ihmiseltä, miten tunnit pitää kirjata, ja saa kaksi täysin erilaista vastausta, syynä on lähes aina puutteellinen perehdytys.
• Älä oleta, että vian kerran korjattuasi se myös pysyy korjattuna. Erityisesti tuntikirjausten valvonnasta ei voi herpaantua koskaan, koska ajan kanssa käytännöt unohtuvat ja valvomattomista toimintamalleista lipsutaan.
• Vaikka tuntikirjauksissa ongelmana on lähes aina ihmisten toiminta, älä oleta, että ihmiset kusettavat tuntikirjauksissa tahallaan. Yleensä taustalla ovat väärinkäsitykset, heikko työnjohto, epäselvät käytännöt ja työmääräarvioiden epäonnistuminen. Joskus syynä toki on ihan vedättäminen ja valehtelu, mutta joidenkin mätien omenien vuoksi ei kannata kepittää kaikkia.

Pelkästään tuntikirjausten laatua valvomalla asiantuntijayrityksen laskutus paranee helposti kymmeniä prosentteja perustilanteesta. Sen lisäksi tuntikirjauksista on paljon opittavaa erityisesti myynnin ja tarjouslaskennan näkökulmasta.

Tuntilaskutukseen perustuvan asiantuntijayrityksen kannattavuus on tasan niin hyvällä mallilla kuin tuntikirjausten valvonta on. Saat tässäkin vain sen, mitä siedät.