Kassakuohu® -kassavirtakurssi

Tervetuloa kurssille ja kiitos tilauksesta! Alla on tilaamasi kurssi kokonaisuudesssaan.

1. Laita tämä linkki heti talteen selaimesi kirjanmerkkeihin! (Huomaathan, että linkki on henkilökohtaisesti generoitu juuri sinun yhteystiedoillasi, joten älä jaa sitä muille).
2. Tee itsellesi kopio kassavirtalaskelmasta klikkaamalla tästä linkistä (video-ohje löytyy videosta 2).
3. Jos opit paremmin lukemalla kuin katsomalla videoita, lataa pdf-muotoinen ohjedokumentti tästä.

Voit katsoa videot haluamassasi järjestyksessä ja niin usein kuin haluat. Suosittelen kuitenkin, että katsot kaikki videot järjestyksessä, ja voit aina pistää videon tauolle tai palata uudestaan hankalampiin kohtiin jos siltä tuntuu.

Sen lisäksi jokainen video on tekstitetty. Saat tekstityksen päälle klikkaamalla videon oikeasta alareunasta "CC" -nappia ja valitsemalla valikosta "Suomi CC" vaihtoehdon. Kannattaa katsoa videot joko koko ruudun tilassa tai mahdollisimman isona niissä kohdissa, joissa käsittelen taulukkoa.

Sitten vaan aloitetaan!

Video 1: Tervetuloa!

Tällä videolla kerron lyhyesti, miksi tarvitset kassavirtalaskelmaa ja miksi et ole luultavasti törmännyt työkaluun aikaisemmin.

Videolla mainitut olennaiset asiat:

• Tämä kassavirtalaskelma (joka perustuu tulevaisuuden arvioimiseen) ei ole sama asia kuin kirjanpitäjältä saatava kassavirtalaskelma (joka perustuu menneisiin rahavirtoihin).
• Kassavirtalaskelman avulla pystyt arvioimaan, miten pitkälle yrityksesi rahat riittävät.

Video 2: Miten kassavirtalaskelma toimii?

Tällä videolla kerron lyhyesti, miten kassavirtalaskelma toimii ja mikä sen toimintaidea on.

Videolla mainitut olennaiset asiat:

• Miten teet itsellesi oman kopion kassavirtalaskelmasta (tähän tarvitset gmail-osoitteen tai Googletunnuksen).
• Kassavirtalaskelmassa on viisi olennaista osaa:
  1. Ylimmäisenä on vihreällä taustavärillä tilillä olevat ja tilille tulevat rahat.
  2. Keskimmäisenä on punaisella taustavärillä tililtä menevät rahat.
  3. Alhaalla on tummansinisellä taustavärillä "Vaihtoehdot" -kohta, jonka avulla voit rakennella erilaisia vaihtoehtoja.
  4. Alimmaisena on tärkein rivi, eli saldo viikon lopussa. Se kertoo, paljonko rahaa on tilillä viikon lopulla, jos olet arvioinut tulot ja syöttänyt menot huolellisesti.
  5. Jokaisessa osiossa on viikkonumerot, ja aivan ylimmäisenä on ohut harmaa palkki, joka kertoo missä viikossa nyt ollaan menossa.
• Jos rikot dokumentin jossain vaiheessa peruuttamattomasti, voit aina palata alkuun ja tehdä itsellesi uuden kopion.

Video 3: Tulevat rahat

Tällä videolla näytän, miten täytät kassavirtalaskelmaan jo tilillä olevat ja sinne tulevat rahat.

Videolla mainitut olennaiset asiat:

• Tilin todellinen saldo syötetään riville "🏦 Pankkitilillä nyt" (rivi 4). Huomaathan, että tämä on ainoa rivi, jolle et täytä mitään muuta kuin kuluvan viikon pankkitilin saldon.
• Asiakkaille lähetettyjen laskujen summat syötetään riville "✉️ Laskutetut" (rivi 5). Eli jos viikolla 1 asiakkailta erääntyy maksettavaksi 23 700 euroa, se tulee tälle riville viikon 1 kohdalle (viikko 1, rivi 5). Sitten viikolla 2 erääntyvät laskut (esimerkissä 25 000 euroa) tulevat viikon 2 kohdalle (viikko 2, rivi 5), viikolla 3 erääntyvät laskut (esimerkissä 22 000 euroa) viikon 3 kohdalle (viikko 3, rivi 5) ja lopuksi viikolla 4 erääntyvät rahat (esimerkissä 18 900 euroa) tulevat viikon 4 kohdalle (viikko 4, rivi 5). Nämä tiedot löytyvät yleensä kirjanpito-ohjelmasta jo myyntilaskut-raporteista tai ne voivat olla esimerkiksi nimellä "erääntymislista".
• Keskeneräisten töiden tulevien laskujen arviot syötetään riville "⚙️ Kesken" (rivi 6). Nämä ovat siis töitä jotka on kesken tai aloitettu, mutta niitä ei voi vielä laskuttaa. Syötä arviot omille viikoilleen riville 6). Huom! Syötä summat niille viikoille, kun raha on tulossa tilille! Eli jos yrityksen maksuehto on 14 päivää (2 viikkoa), viikolla 3 valmistuvan työn rahat EIVÄT tule kassavirtalaskelmaan viikon 3 sarakkeeseen, vaan viikon 5 sarakkeeseen, koska niiden pitäisi tulla tilille vasta silloin. Vastaavasti jos yrityksesi laskujen maksuehto on 30 päivää (4 viikkoa), viikolla 3 valmistuvan työn rahat EIVÄT tule kassavirtalaskelmaan viikon 3 sarakkeeseen, vaan viikon 7 sarakkeeseen.
• Tilattujen mutta aloittamattomien töiden arviot laitetaan riville "🕴️ Tilatut" (rivi 7). Nämä voisivat periaatteessa olla osa edellisen rivien summia, mutta yleensä on työnjohdollisesti fiksua erottaa aloitetut ja aloittamattomat työt toisistaan. Syötä laskujen summat samalla tavalla kuin keskeneräisten töiden kohdallakin. Jos esimerkiksi olet sopinut asiakkaan kanssa, että projektista laskutetaan 50 % tilauksen yhteydessä ja 50 % sitten kun työ on luovutettu, täytä summat omille viikoilleen, huomioiden jälleen laskujen maksuehdot.
• Todennäköisesti toteutuvien kauppojen summat täytetään viimeiseksi riville "🫰🏻 Liidit" (rivi 8). Tämä on kaikkein epävarmin rivi, koska kaikki kaupat eivät ikinä toteudu 100 % varmuudella. Suosittelen, että käytät tässä mahdollisimman konservatiivista arviota kaupoista (esimerkiksi 20 %).
• Huomaathan, että kaikki summat sisältävät aina ALVIn, eli ne ovat todellisia euroja, joita tilille tulee (ja myöhemmin tilitetään verottajalle). Kirjanpidossa ne erotellaan, mutta kassan vaikutuksen vuoksi ne lasketaan mukaan silloin kun rahat oikeasti tulevat tilille.

Video 4: Menevät rahat ja henkilöstösivukulut

Tällä videolla näytän, miten täytät kassavirtalaskelmaan menevät rahat. Erityisesti keskityn videolla toistuviin menoihin, kuten henkilöstökuluihin (palkat ja palkan sivukulut).

Videolla mainitut olennaiset asiat:

• Sekä yrittäjän että työntekijöiden palkat ovat asiantuntijayrityksissä yleensä se suurin kustannus, joten siksi ne kannattaa syöttää erikseen.
• Palkat ja palkkoihin liittyvät sivukulut (YEL, TyEL, muut lakisääteiset maksut ja vakuutukset) lähtevät kuitenkin tyypillisesti tililtä eri aikaan kuin itse palkat, joten ne täytyy laskea ja huomioida oikeille viikoille vuoden aikana.

Videoon liittyvät linkit:

• Työntekijän kustannukset yrittäjälle, laskuri

Video 5: Kiinteät kulut

Tällä videolla näytän, miten kiinteät kulut (kuten esimerkiksi vuokrat) kannattaa kassavirtalaskelmaan laittaa.

Videolla mainitut olennaiset asiat:

• Seuraavaksi suurin menoerä yrityksissä ovat erilaiset kiinteät kulut, kuten vuokra-, sähkö-, tietoliikenne- ja lisenssikulut. Löydät nämä tiedot yleensä helposti kirjanpito-ohjelmastasi, mutta jos et, niin ne löytyvät helposti pankin tiliotteesta.
• Tyypillisesti tässä kohtaa löydät jo sellaisia kuluja, joiden olemassaolosta et ollut edes tietoinen. Nyt on hyvä hetki laittaa sellaiset palvelut poikki, joille ei enää ole käyttöä (tyypillisesti asiakkaani ovat jo tässä kohtaa säästäneet enemmän rahaa kuin mitä kassavirtalaskelman koulutukseen meni).

Jos missasit videosta miten piilotettuja rivejä saa näkyviin, tässä vielä kuvankaappaus. Klikkaamalla noita pieniä mustia nuolia vasemmalla hiiren napilla saat piilotetut rivit näkyviin:

Jos taulukkolaskentaohjelman rivien lisääminen ei ole sinulle tuttua, tässä vielä erikseen kuvankaappaus mistä kohtaa se onnistuu. Kun klikkaat hiiren oikealla napilla rivin numeron päällä, esiin tulee tällainen valikko:

Huomaathan, että jos lisäät rivin aivan punaisen alueen loppuun (rivin "Ennakoimattomat menot" jälkeen), sinun täytyy varmistaa itse että punaisen alueen viimeisellä rivillä oleva kaavan viittaukset ovat oikein – tee niin siis omalla vastuullasi.

Video 6: Muut menot

Tällä videolla näytän, miten muut menot kannattaa laittaa kassavirtalaskelmaan. Sen lisäksi kerron, miksi ALVien tilittäminen on tärkeää ottaa huomioon aina kun täytät kassavirtalaskelmaa.

Videolla mainitut olennaiset asiat:

• Joka kuukausi tulee yllättävän paljon muuttuvia kuluja, eli kuluja, jotka eivät toistu samanlaisina kuukaudesta toiseen. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi työntekijöille ostettavat laitteet, puhelimet ja muut asiat. Ne täytyy muistaa päivittää – ja mielellään suunnitella – ennakkoon.
• ALVit eli arvonlisäverot ovat monelle yrittäjälle hankala asia. Ne ovat kuitenkin periaatteena aika yksinkertainen: aina kun myyt tuotteita tai palveluita, niihin lisätään voimassaoleva arvonlisävero (joka esimerkiksi palveluissa on tyypillisesti tällä hetkellä 24 %, mutta tässä voi olla vaihtelua sen mukaan millä alalla yrityksesi toimii). Vastaavasti yrityksesi voi vähentää yrityksesi tekemien ostojen alvit. Kannattavassa liiketoiminnassa näiden summien erotus sitten tilitetään verottajalle. Koska verottajalle maksettavien alvien määrä määräytyy sen mukaan miten hyvin kauppa käy ja miten paljon tuotteita tai palveluita yrityksellesi hankit, sinun täytyy aktiivisesti seurata alvikertymää. Tämä tyypillisesti löytyy kirjanpito-ohjelmastasi automaattisesti – jos ei, pyydä kirjanpitäjältästi apua. Pahimmassa tapauksessa joudut seuraamaan tilannetta manuaalisesti itse. Tällöin suosittelen, että unohdat alveista tehtävät vähennykset kassavirtalaskelmasta ja keskityt pelkästään laskemaan verottajalle tilitettävät alvit, niin sinulta ei ainakaan tämän vuoksi lopu raha kesken.
• Kaikessa liiketoiminnassa tulee ennakoimattomia pieniä kuluja joka kuukausi. Mitä enemmän ihmisiä ja laskutusta, sitä enemmän pieniä ennakoimattomia kuluja kasautuu. Suosittelen, että varaudut tähän lisäämällä joka viikolle "puskurin", jonka avulla pystyt ennakoimaan yllättävien pienten kulujen vaikutukset kassavirtaan.

Videoon liittyvät linkit:

• Mikä arvonlisävero on?
• ALV maksuohjet
• Pienen yrityksen ALV
• Vähennysoikeus
• Procountor: ALV-laskelma ja ilmoitukset
• Netvisor: ALV-laskelman muodostaminen
• Briox: Alv-raporttitiedoston luominen
• Holvi: automaattiset ALV-raportit

Video 7: Loppusaldo

Tällä videolla näytän, miten työsi kantaa hedelmää, ja päästään katsomaan miltä kassavirtalaskelman loppusaldo näyttää.

Videolla mainitut olennaiset asiat:

• Kun olet syöttänyt laskelmaan firmaan tulevat rahat ja firmasta lähtevät rahat, näet viimeisellä rivillä kunkin viikon loppusaldon. Sen pitäisi olla vihreällä niin pitkään kuin mahdollista. Jos siellä on joukossa yksikin punainen luku, firmasi tilillä ei riitä kate ja joudut miettimään vaihtoehtoisia tapoja helpottaa kassakriisiä.
• Voit pidentää vihreää viivaa (joskus puhutaan myös "kiitoradasta") neuvottelemalla maksuille lisää maksuaikaa, hankkimalla pankkilimiitin, ottamalla lisää lainaa tai esimerkiksi järjestämällä yritykseen rahoituskierroksen. Huomaathan, että tässä kohtaa kovempi myyminen ei välttämättä pelasta tilannetta, vaan heikoimmassa tapauksessa pahentaa sitä. Myydyt työt kuitenkin täytyy aina tehdä, ja siitä on kustannuksia yritykselle. Mitä isompi diili, yleensä sitä isommat kustannukset.
• Hyvä nyrkkisääntö on, että jos olet neuvotellut laskuillesi maksuaikaa uudestaan jo KAKSI kertaa, on aika ottaa yhteyttä ammattimaiseen tervehdyttämiskonsulttiin yrityksen kääntämiseksi kannattavaksi (ks. esimerkiksi tähän suunniteltu tuotteeni Tulostulva® Täyskäännös).
• Jos huomaat olevasi totaalisessa umpikujassa eikä sinulla ole varaa maksaa edes täyskäännöskonsultista, ota yhteyttä ilmaiseen yrittäjän talousapuun.

Video 8: Vaihtoehdot ja päätöksenteko

Tällä videolla näytän, miten pystyt käyttämään kassavirtalaskelmaa päätöksenteon apuna. Pystyt nyt esimerkiksi tekemään parempia päätöksiä siitä, onko sinulla esimerkiksi varaa palkata uusi työntekijä tai maksaa osinkoja.

Videolla mainitut olennaiset asiat:

• Kassavirtalaskelman hienous tulee ilmi erityisesti tässä kohtaa: kun saat kassavirtalaskelman avulla hyvän yleiskuvan nykyisestä kassan kestävyydestä, pystyt nyt tekemään parempia päätöksiä. Jos esimerkiksi mietit, onko sinulla varaa palkata uusi työntekijä vai ei, se onnistuu kassavirtalaskelman avulla.
• Muistathan täyttää "Vaihtoehdot" -kohtaan firmasta lähtevät rahat miinusmerkkisinä ja tulevat rahat plusmerkkisinä.
• Esimerkiksi jos huomasit, että kesälomakautena yrityksen kassa menee miinukselle, voit pallotella erilaisia vaihtoehtoja syöttämällä lukuja vaihtoehdot-kohtaan niin kauan, että löydät tien tilanteeseen, jossa loppusaldo on vihreällä.
• Erityinen huomio liittyen osinkoihin: vaikka yrityksellä olisi voitonjakokelpoisia varoja joista maksaa osinkoja, se ei välttämättä tarkoita sitä, että niitä on varaa maksaa juuri sillä hetkellä. Kassavirtalaskelman avulla pystyt arvioimaan, kestääkö kassa kivuttomasti osinkojen maksun.

Video 9: Viikkorutiini

Tällä videolla näytän, millaisella viikkorutiinilla pystyt varmistamaan tulevaisuudessakin, että rahat eivät lopu kesken.

Videolla mainitut olennaiset asiat:

• Ei riitä, että teet kassavirtalaskelman vain kerran ja sitten unohdat sen. Kassavirtalaskelmaa täytyy päivittää joka viikko, jotta siitä olisi sinulle hyötyä. Kun teet tätä jonkun aikaa, kassavirtalaskelman täyttäminen muuttuu kuitenkin helpommaksi ja helpommaksi.
• Parhaimman hyödyn saat, kun täytät kassavirtalaskelman maanantaina ja perjantaina.
• Maanantain rutiini:
  • Maanantaina kannattaa ensimmäiseksi verrata kassavirtalaskelman saldoa siihen mitä tilillä on. Jos luvut poikkeavat huomattavasti toisistaan (eli yleensä tilillä on VÄHEMMÄN rahaa kuin siellä pitäisi olla), tämä on hyvä hetki tarkistaa kuka asiakas ei ole maksanut laskujaan. Olen urani aikana välttänyt lukemattomat luottotappiot ja kassakriisit sillä, että olen ottanut asiakkaaseen yhteyttä välittömästi kun lasku on jumittanut jonnekin.
  • Kun olet verrannut todellista saldoa siihen mitä sen pitäisi olla, päivitä myös muut kassavirtalaskelman kohdat, kuten "✉️ Laskutetut", "⚙️ Kesken", "🕴️ Tilatut" ja "🫰🏻 Liidit.
  • Muista huomioida taas maksuajan vaikutus. Eli jos 14 päivän maksuehdolla oleva lasku lähtee vaikka viikon 1 lopulla, se ei tule tilille kuin aikaisintaan vasta viikolla 3.
• Perjantain rutiini on muuten samanlainen kuin maanantaina, mutta tilin saldoa ei kannata päivittää (ellei sitten halua, haittaakaan siitä ei ole).
• Yrityksen kannattaa lähettää laskut vähintään kerran viikossa, ja monessa firmassa laskujen lähettämispäivänä toimii kaikkein parhaiten perjantai.
• Huomaathan, että samaan projektiin liittyviä laskuja on tyypillisesti eri riveillä: jos asiakkaalta on laskutettu 25 % kaupantekohetkellä, se osuus löytyy riviltä "✉️ Laskutetut". Sitten jos projektista on tehty valmiiksi sen verran, että osa projektista on voitu laskuttaa, se osuus löytyy taas riviltä "⚙️ Kesken" mutta eri viikoilla.
• Tyypillisesti kassavirtalaskelman saa sekaisin (tai ei se rikki mene, mutta siitä ei ole vain silloin sinulle niin paljon hyötyä), jos unohtaa poistaa laskun summan verran rahaa riviltä "🕴️ Tilatut" samalla kun se on rivillä "⚙️ Kesken" tai "✉️ Laskutetut". Sinun täytyy siis itse huolehtia, että sama raha ei ole useammassa paikkaa samaan aikaan.

Video 10: Lopuksi

Tällä videolla paljastan vielä bonuksen niille taulukkolaskentaninjoille, joille tämä kassavirtalaskelma on liian yksinkertainen.

Videolla mainitut olennaiset asiat:

• Nyt sinulla pitäisi olla valmis kassavirtlaskelma, jota voit käyttää liiketoimintasi pyörittämiseen ja parempien päätösten tekemiseen.
• Jos tämä kassavirtalaskelma on sinun tarpeisiisi liian yksinkertainen, tein sinulle bonuksena laajennetun version kassavirtalaskelmasta, jossa iso osa tiedoista on omilla välilehdillään. Tämä helpottaa monissa yrityksissä rahojen (ja erityisesti kulujen ja projektikohtaisen laskutuksen) seuraamista, mutta vastineeksi vaatii, että joudut piilottamaan sitten edellisen viikon joka maanantai useammalla välilehdellä.
• Saat tämän laajennetun kassavirtalaskelman näkyviin klikkaamalla vasemmalla hiiren napilla alareunassa olevaa pinovalikkoa:

Mitä seuraavaksi?

Kiitos vielä kerran, että kävit läpi Kassakuohu® Kassavirtakurssin! Jos sinulla on palautetta liittyen Kassakuohu® Kassavirtakurssiin, laita sähköpostia osoitteeseen kassavirtakurssi@jannejaaskelainen.fi. Jos haluat ostaa henkilökohtaisen tunnin valmennuksen aiheesta hintaan 390 € + alv 24 %, klikkaa tästä.

Kassakuohuja ja tulostulvia,

/Janne