Miten taklata tolkuttoman kokoinen työjono?

Olet varmasti päätynyt tällaiseen tilanteeseen jossain vaiheessa työelämääsi. Yhtäkkiä huomaat, että joku osa yrityksestäsi on aivan jumissa. Siis niin jumissa, että lisää työtä vain tulee ovista ja ikkunoista sisään nopeammin kuin mitä työtä valmistuu. Pahimmillaan tämä tarkoittaa sitä, että osa työntekijöistä alkaa jo oireilla, asiakkaista puhumattakaan.

Joskus tilanne on niin paha, että työpuskuri tai työjono on niin massiivinen, että kaikki ovat jo menettäneet toivonsa asian suhteen. Koska ongelma on niin iso, ihmiset tunkevat vain päänsä puskaan ja jokainen tekee vain sen minimin, jolla oma pää pysyy kasassa.

Mitä tällaisessa tilanteessa voi tai kannattaa tehdä?

Kuten aina, ensin täytyy aloittaa kokonaiskuvan kartoittamisesta.

1: Selvitä tilannekuva

Ensimmäisessä vaiheessa täytyy selvittää, kuinka lirissä oikeasti olet. Siihen ei auta voivottelu, vaan tilanne täytyy selvittää riittävällä tarkkuudella. Käytännössä tämä tarkoittaa tilanteen avaamista Exceliin tai muuhun taulukkolaskentaohjelmaan. Olennaista on, että selvität, mikä määrä työtä on kesken, mikä on työn valmiusaste, kuinka paljon uutta työtä tulee lisää päivässä (tai viikossa) ja kuinka nopeasti sitä saadaan purettua päivässä (tai viikossa). Näillä tiedoilla pystyt selvittämään, onko tilanne edes korjattavissa omin voimin. Lopputulos näyttää esimerkiksi tältä:

Kun kokonaiskuva on selkeä, on paljon helpompi lähteä ratkaisemaan tilannetta. Tai jos et itse pysty tekemään rekrytointipäätöksiä, taulukon avulla pystyt helpommin kommunikoimaan rekrytointitarpeet päättäjille tai asiakkaille. Sen avulla voit myös paremmin lisätä tarvittavaa kriisitietoisuutta, jos kaikki eivät ymmärrä, miten kriittisestä asiasta on kysymys.

2: Perkaa pullonkaula

Eräs tärkeimmistä leanin perusperiaatteista on, että pullonkaulan nopeus määrittelee systeemin nopeuden. Pullonkaula ei itsessään ole negatiivinen tai positiivinen asia. Eli käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että vaikka kuinka optimoisit muita systeemin osia, työt eivät valmistu sen nopeammin kuin pullonkaula pystyy niitä tuottamaan, vaikka tekisit mitä. Pullonkaulan tunnistaminen on yleensä helpompaa työssä, jossa tehdään fyysisiä asioita tai osia: se on se työpiste tai -vaihe, jonka eteen kasautuu kaikkein eniten keskeneräisiä kappaleita. Ruuhka erottuu selkeästi, jos yksi työpiste hukkuu töihin.

Tietotyössä pullonkaulan tunnistaminen on hieman hankalampaa. Pullonkaula kun ei ole läheskään aina se, joka valittaa työstä tai kiireestä kaikkein eniten. Pullonkaula selviää parhaiten kanban‑taululla (kokeile esimerkiksi ilmaiseksi Fizzyä). Siinä työvaiheet ovat sarakkeita, ja työtehtävä liikkuu aina vasemmalta oikealle eikä koskaan (periaatteessa) palaa takaisin. Tällöin pullonkaula on se vaihe, jossa on kaikkein eniten "ruuhkaa", eli keskeneräisiä töitä.

Kun olet löytänyt pullonkaulan, sinulla on nyt seuraavat vaihtoehdot: helpota pullonkaulan työtä (eli siirrä sinne lisää resursseja) tai rajoita keskeneräisen työn määrää. Ensimmäinen vaihtoehto on itsestäänselvä ja helppo. Jos työvaiheessa on kiirettä ja se on pullonkaula, apukäsien ohjaaminen pullonkaulan avuksi auttaa tietenkin heti. Toinen vaihtoehto on jopa epäintuitiivinen, mutta on hyvin olennainen osa leania. Jos vähennät systeemissä keskeneräisen työn määrää, systeemistä valmistuu töitä nopeammin (jos haluat tietää matemaattisen perusteen tälle ja lukea muutenkin lisää leanista, suosittelen, että luet tämän kirjan).

Pullonkaulan luonteeseen kuuluu, että se siirtyy systeemissä seuraavaksi ahtaimpaan paikkaan. Eli kun olet saanut ratkaistua yhden pullonkaulan, systeemiin muodostuu aina seuraava pullonkaula. Tätä ei kannata säikähtää tai masentua asiasta. Yleensä yrityksen työkuorma purkautuu nopeammin ja nopeammin, kun saat pullonkaulan avattua kerran tai pari jumittavassa systeemissä.

3: Rajaa ja priorisoi tehtävät

Tärkein työkalu valtavan työkuorman purkamisessa on priorisointi. Kun systeemissä oleva pullonkaula on tukossa, kannattaa vähentää pullonkaulaan menevää työtä. Sen lisäksi kannattaa priorisoida työtä, joka menee pullonkaulaan. Jos pullonkaulassa tehdään erilaisia asioita samaan aikaan (kuten yrityksissä normaalisti on), kannattaa valikoida ne tärkeimmät asiat, jotka saavat etuoikeuden. Tämä tarkoittaa sitä, että pullonkaulassa voidaan tehdä ensimmäiseksi valmiiksi aina sellaiset työt, jotka 1) ovat kriittisten tai tärkeiden asiakkaiden bisneskriittisiä tilauksia ja 2) joiden valmistuminen nopeuttaa tai purkaa työjonoa muulla tavoin (eli ovat tyypiltään "kaksi kärpästä yhdellä iskulla").

Priorisoinnissa olennaista on, että työtä lajittelee purkuvaiheessa joku, jolla on riittävän selkeä käsitys työtehtävien vaativuudesta, tärkeydestä ja myös ihmisten osaamistasosta. Priorisoijan tulee työjonon purkuvaiheessa jakaa itsenäisesti työaikansa vanhojen tehtävien priorisointiin ja systeemiin tulevien uusien tehtävien lajitteluun. Olisi hyvä, että priorisoija pystyy itse myös tekemään työtehtäviä tarvittaessa. Myöhemmässä vaiheessa työn lajittelun ja priorisoinnin tulisi tapahtua mahdollisimman automaattisesti.

Yksi tärkeimmistä priorisoijan tehtävistä on palauttaa työtehtäviä takaisin edelliseen vaiheeseen, jos tiedot ovat puutteellisia. Tämä on kriittistä siksi, että tyypillisesti yksi suurimpia hukan lähteitä asiantuntijatyössä ovat puutteelliset pohjatiedot. Työt viivästyvät suomeksi sanottuna siksi, että työtä ei voi tehdä valmiiksi ilman joko asiakaskontaktia tai työkavereiden kanssa keskustelua. Silloin keskeneräisen työn aloittaminen keskeyttää myös muiden asiantuntijoiden työt ja pahentaa kokonaistilannetta. Tämä vääristää kokonaistilanteen arviointia, koska pullonkaula vaikuttaa ongelmalta silloinkin, kun edellisessä työvaiheessa ei hoideta omia hommia.

4: Möyhennä maatuneet tehtävät

Ruuhkautuneen työpadon purkamisessa kannattaa etsiä massasta sellaiset asiakastyöt, joita voidaan vähällä vaivalla joko siirtää tai poistaa kokonaan. Ei ole ollenkaan harvinaista, että työjonossa on vuosiakin vanhoja työtehtäviä, jotka ovat aikanaan osoittautuneet jostain syystä hankaliksi tai vaikeiksi hoitaa, ja siksi ne ovat jääneet maatumaan työjonon pohjalle. Purkuvaiheessa on erityisen tärkeää etsiä tällaiset työtehtävät ja varmistaa, että ne ovat edelleen relevantteja. Parhaimmassa (tai pahimmassa) tapauksessa asiakas on unohtanut jo koko asian, eikä työtehtävä ole enää ajankohtainen.

Jos työtehtävä on edelleen ajankohtainen, vähemmän olennaisia tehtäviä voi yrittää uudelleenaikatauluttaa yhdessä asiakkaan kanssa. Se onnistuu esimerkiksi tarjoamalla asiakkaalle alennusta, jos asiakas on valmis sietämään, että työ siirtyy aikatauluissa eteenpäin. Vaikka tästä tulisikin taloudellisesti takkiin (ja pääsääntöisesti en suosittele alennusten antamista ensimmäisenä keinona), se on silti merkittävästi halvempaa kuin se, että kaikki työt seisovat ja mikään ei valmistu.

5: Lisää kapasiteettia hallitusti

Tämä kuulostaa yksinkertaiselta asialta, mutta todellisuudessa se on kaikkein hankalin vaihe. Keskeneräiseen työhön ei tyypillisesti voi ottaa nopeasti useampaa käsiparia tekemään samaa työtä, sillä lopputuloksena on vain sähläämistä ja laatuongelmia. Jos kyseessä on aspa‑tyyppinen työjono, jossa tehtävät ovat suhteellisen yksinkertaisia, tilanne on helpompi. Tällöin voi ja kannattaa siirtää ihmisiä auttamaan työjonojen purkamista muista työtehtävistä. Usein tämä vaihe kuitenkin vaatii rekrytointia, perehdyttämistä tai ulkoistetun avun ostamista alihankintana.

6: Lokeroi työtehtävät kalenteriin

Työpaikoissa ei yleensä noin vain voi siirtää ihmisiä tekemään vain yhtä asiaa. Jos kaikki lopettavat oman työnsä tekemisen vain siksi, että puretaan työjonoa, seuraukset ovat yleensä katastrofaalisia, koska ongelma vain siirtyy systeemissä muualle. Ratkaisu löytyy yleensä yrityksen sisältä. Jos jossain on olemassa selkeä tehtäväsuma, se kertoo, että jossain muualla systeemissä on vastaavasti tyhjäkäyttöisiä resursseja. Näitä resursseja voi ja kannattaa käyttää työjonon purkamiseen silloin, kun systeemiin tulee enemmän työtä kuin sieltä valmistuu.

Helpoiten tämä onnistuu laatikoimalla sellaisten asiantuntijoiden työaikaa, jotka pystyvät tyhjentämään työjonoa. Sen sijaan että työntekijöitä siirrettäisiin 100 % työjonon tyhjentämiseen, voidaan esimerkiksi ottaa 20 % työajasta työjonon tyhjentämiseen. Järkevintä on toteuttaa tämä siten, että firmassa tehdään yhteinen tsemppipuristus, kuten "työjonon tyhjennystammikuu", jonka aikana jokainen tekee esimerkiksi kaksi ensimmäistä tuntia pelkästään työjonon tyhjennystä. Tällöin koko organisaation pyörät eivät jumahda samaan aikaan, mutta työjono alkaa liikkua aivan eri tahtiin.

7: Vakiinnuta käytännöt ja seuraa tilannetta

Kun systeemi alkaa lopulta vetää kunnolla, näet positiiviset tulokset yleensä aika nopeasti. Työjonon purkautuessa valmistumisaika tippuu äärettömästä kuukausiin tai viikkoihin. Mutta se ei kuitenkaan vielä riitä. Kun työkuormaa on saatu purettua ja pahin kriisi on vältetty, täytyy huolehtia siitä, että sama ongelma ei tule ihan heti vastaan uudestaan. Se vaatii tietenkin sitä, että sinulla on mittaristo, jota seurata, ja työkalut, joilla ohjata tilannetta.

Tärkeintä on, että työjonon seuraaminen on vastuutettu jollekin. Työkaluja ja dashboardeja voi rakentaa nykyään melko pienelläkin vaivalla, mutta pelkällä tiedolla ei tee yhtään mitään. Yrityksessä täytyy olla joku, jonka tehtävänä on huolehtia työjonon tilanteesta ja pitää myös sinut ajan tasalla. Alkuvaiheessa tämä henkilö voit olla sinä itsekin, mutta pidemmässä juoksussa tämän tyyppiset valvonta‑ ja työnjohdon tehtävät tulisi olla jollakin muulla kuin yrittäjällä itsellään.

Yksi olennainen pointti systematisoinnissa liittyy henkilöstön osaamiseen. Itse suosittelen, että suosit rekrytoinnissa generalisteja syväspesialistien sijasta suurimman osan ajasta. On itsestään selvää, että joskus tarvitaan erikoisosaajia, jotka vahvistavat yrityksen osaamista ja toteutuskykyä jossain todella kriittisessä asiassa. Mutta tuotantotyössä kannattaa lähes aina palkata henkilöitä, jotka kykenevät oman työtehtävänsä lisäksi tekemään myös edellisiä ja seuraavia työvaiheita ainakin välttävästi. Tämä auttaa todella paljon silloin, kun tuotantoon tulee isoja kysyntäpiikkejä.

Voit ladata käyttämäni laskentapohjan tuosta alta.👇