Osaamismatriisi paljastaa yrityksesi osaamisvajeet ja piilotetut kyvyt

Törmään tähän ongelmaan aika usein, kun käydään läpi kehitettävien yritysten kompetensseja ja osaamistarpeita. Useimmiten johtajalla ei ole kovin selkeää kuvaa siitä, mitä yrityksessä oikeasti osataan. Sen lisäksi on hankala vastata muun muassa seuraaviin kysymyksiin:

• Onko yrityksen kannalta kriittinen osaaminen riittävän monella ihmisellä?
• Onko kriittinen osaaminen koulutettavissa muille? Kenelle?
• Kenet kannattaa laittaa mihinkin projektiin?
• Kenen osaamista tulisi kehittää? Miten?
• Mitä asioita kaikille pitää kouluttaa?
• Kenen osaaminen on riittävän korkealla tasolla?
• Onko yrityksessä riittävästi kehityskelpoisia ja kehityshaluisia ihmisiä tulevaisuutta ajatellen?
• Puuttuuko yrityksestä jotain meille kriittistä perus- tai syväosaamista?

Tuskailin aikanaan itsekin samojen ongelmien kanssa. Apu löytyi osaamismatriisista. Se näyttää tältä:

Osaamismatriisi auttaa hahmottamaan visuaalisesti ja nopeasti yrityksen osaamisen kokonaistilanteen. Osaamismatriisin täyttäminen ei ole hankalaa, ja aikaa harjoitukseen menee maksimissaan yksi päivä, riippuen toki hieman yrityksen koosta ja toiminnan laajuudesta.

Voit tehdä itsellesi kopion Tulostulva®-osaamismatriisista tästä linkistä. Se löytyy tietenkin Holvista, jossa on myös muita näppäriä työkaluja PK yrittäjän avuksi.

• Täytä ensin vasemmalle riveille osa-alueet. Nämä ovat ne isot yrityksen prosessiosat, joita tarvitaan. Sellaisia voivat olla esimerkiksi "Verkkopalvelun suunnittelu", "Verkkopalvelun tekninen toteutus" ja "Palvelinylläpito". Tämä tietenkin vaihtelee yrityksestä riippuen.
• Täytä seuraavaksi omille riveilleen osaaminen, eli se, miten osa-alueet jakautuvat. Jos osa-alueena on esimerkiksi "WordPress", osaamisen alle tulee sitten yrityksestä riippuen esimerkiksi "Perusteet", "Teemaus", "Pluginkehitys", "Kieliversiointi", "Lohkokehitys" ja niin edelleen.
• Seuraavaksi täytä yläsarakkeisiin ihmisten nimet. Muista lisätä sinne myös oma nimesi.
• Lopuksi täytä taulukkoon jokaisen ihmisen pisteytykset tehtävä kerrallaan asteikolla 0–4 (0: Ei osaa eikä halua opetella työvaihetta. 1: Ei osaa, mutta voi ja haluaa opetella työvaiheen, jos siihen tarjotaan mahdollisuus. 2: Osaa työvaiheen perusteet ja on koulutettavissa itsenäiseen tuotantotyöskentelyyn. 3: Osaa työvaiheen hyvin eikä vaadi jatkuvaa työnjohtoa työvaiheen toteuttamisessa. 4: Osaa työvaiheen kiitettävästi ja pystyy opettamaan myös muita työntekijöitä tekemään työvaiheen tuotantotasoisesti).
• Tee ensimmäinen kierros oman arviosi perusteella. Jotta osaamismatriisi olisi järkevä työkalu myöhemminkin, suosittelen, että käyt jokaisen ihmisen kanssa pisteytykset vielä läpi kahden kesken. Joskus voi olla myös järkevämpää käydä henkilöiden pisteytys läpi mieluummin lähiesihenkilöiden kuin kaikkien yksittäisten alaisten kanssa.
• Tee lopuksi pistotarkastuksia ristiin. Vertaile ihmisten osaamista mielessäsi osaamismatriisissa oleviin pisteytyksiin. Niiden täytyy olla synkassa. Jos jonkun ihmisen pisteytys jollekin osaamiselle on 4, mutta tiedät, että ihmistä ei voi päästää lähellekään kyseistä tekemistä, laske pisteytystä. Vastaavasti, jos ihmisen pisteytys jossain osaamisessa on 2, mutta sama ihminen tekee toistuvasti tuotantokelpoisesti kyseistä tehtävää, nosta pisteytystä vastaamaan todellista tilannetta.

Lopputuloksena syntyvä osaamismatriisi näyttää esimerkiksi tällaiselta:

Nyt päästään sitten mielenkiintoiseen vaiheeseen eli soveltamiseen.

Mitä kaikkea osaamismatriisista voi sitten päätellä?

Jos täytit kaikki tiedot systemaattisesti, sinulla on nyt selkeä visuaalinen kuva siitä, miten osaaminen yrityksessäsi jakautuu ja mitä puutteita osaamisessa mahdollisesti on kokonaisuutena.

Tässä on muutamia esimerkkejä, miten voit hyödyntää osaamismatriisin tietoja:

• Junioreiden ja senioreiden erottuminen: Jokaisen henkilön alla on kyseisen henkilön pisteytysten keskiarvo. Mitä isompi luku (lähempänä 4:ää), sitä parempi. Mitä lähempänä 0:aa, sitä huonompi. Tyypillisesti senioreilla tämän luvun tulisi olla isompi kuin samaa työtä tekevillä junioreilla. Jos näin ei ole, joku on vialla: joko arviointi ei perustu todellisuuteen tai sitten "senioriteetti" perustuu harhakäsitykseen.
• Kriittinen osaamisalue: Jos esimerkiksi taulukossa "WordPress" on yrityksen kannalta kriittinen osa-alue, mutta peitto-% (kaikkien osa-alueen pisteytysten keskiarvo jaettuna neljällä, joka on maksimipisteytys) on alle 60 %, olisin huolissani. Tämä kertoo siitä, että yrityksessä ei kokonaisuutena ole tarpeeksi riittävän korkeaa osaamista suhteessa siihen, mitä tarvitaan.
• Kriittinen osaaminen: Jos esimerkiksi integraatiot tai joku yksittäinen teknologia on superkriittinen osa yrityksen selviytymiselle, mutta ainoastaan yhdellä ihmisellä on kyseisellä rivillä pisteytyksenä 4, yrityksellä on melkoinen riski käsissään. Jos kyseinen henkilö lähtee, kuolee tai sairastuu, miten käy yritykselle? Asia kannattaa korjata hyvissä ajoin.
• Koulutustarve: Jos esimerkiksi on tarvetta lisätä yrityksen AI-osaamista, osaamismatriisin avulla pystyy seuraamaan yritystasolla, onko koulutuksesta oikeasti hyötyä. Jos koulutuksia tehdään, mutta osaamistaso ei tunnu nousevan, jossain on vikaa – joko arvioinnissa tai koulutusprosessissa.
• Kouluttaminen ja perehdyttäminen: Jos on tarve perehdyttämiselle, on helppo etsiä osaamismatriisista ne, jotka haluavat oppia (1 ja 2) ja jotka kykenevät ja haluavat opettaa (4).
• Myynnin tuki: Jos asiakas kysyy "onko meillä osaamista x", osaamismatriisin avulla on helppo vastata kysymykseen yritystasolla. Harva myyjä muistaa ulkoa esimerkiksi ohjelmoijien teknologiaosaamista, ja asian tarkastaminen vaatisi joko sen kysymistä ihmisiltä yksitellen tai geneerisesti "hei, onko meillä osaamista teknologiasta x". Kiireessä tällä tavalla kysytyt kysymykset eivät valitettavasti useinkaan saa kovin kattavia vastauksia. Osaamismatriisista asian pystyy tarkastamaan helposti ilman, että tarvitsee vaivata ketään.
• Henkilökohtainen koulutussuunnitelma: Jos yrityksessä on vaikeaa perustella esimerkiksi erilaisia palkkaluokkia, osaamismatriisin avulla pystyy selkeyttämään tilannetta. Jos yksilöllä on omasta mielestään merkittävän hyvä osaaminen, mutta osaamismatriisissa on pitkä sarake pelkkää nollaa, ykköstä ja kakkosta, osaamisen puute on helppo osoittaa. Tilanteen pystyy myös korjaamaan helposti yksilökohtaisella koulutussuunnitelmalla ja sen noudattamisella.

Osaamismatriisi avasi aikanaan omassa firmassani silmät sille, miten tärkeää on, että ihmisiä koulutetaan jatkuvasti. Osaamismatriisi havainnollistaa hyvin myös, miksi sopeutuvan generalistin arvo yritykselle on yleensä merkittävästi suurempi kuin spesialistin, joka ei halua tai osaa opetella mitään muuta kuin yhden kapean osaamisalueen asiaa.

Rajoitukset

Osaamismatriisissa on kolme merkittävää rajoitetta, jotka kannattaa ottaa huomioon:

1. Tässä yksinkertaisessa mallissa ei oteta kantaa siihen, kuinka paljon tiettyä osaamista on suhteessa siihen, mitä osaamista tarvitaan. Jos yrityksessä tarvitaan kapasiteetin näkökulmasta 20 jonkin tietyn teknologian osaajaa, sitä ei suoraan osaamismatriisista näe (ellet sitten halua hieman muokata laskentakaavoja).
2. Osaamismatriisin luvut eivät ole koskaan vertailukelpoisia toisiin yrityksiin. Jokaisen yrityksen osa-alueet ja tarvittava osaaminen ovat uniikkeja, ja esimerkiksi osaamisvaiheiden lukumäärä on eri.
3. Osaamismatriisin tiedot ovat subjektiivisia ja alttiita arvioitsijan omille tulkinnoille. Jos osaamista arvioi vain yksi ihminen, osaamismatriisi on helposti viturallaan. Toisaalta kannattaa muistaa, ettei työntekijä itsekään ole yleensä paras arvioimaan omia taitojaan, koska osa arvioi osaamisensa merkittävästi joko ylä- tai alakanttiin.

Lopuksi

Osaamismatriisin avulla pystyt bongaamaan pahimmat puutteet ja vahvuudet, joita et ehkä muuten olisi kyennyt näkemään. Arjen työssä osaamiseen liittyvät asiat helposti henkilöityvät, ja esimerkiksi hiljaisten puurtajien osaamista ei välttämättä voida hyödyntää täydellä potentiaalilla. Osaamismatriisin avulla saat selkeämmän kokonaiskuvan koko yrityksen osaamistilanteesta.

Kannattaa ottaa osaamismatriisiin mukaan erillinen osio AI-osaamiselle. Tavalla tai toisella se tulee vaikuttamaan kaikkien bisnekseen, ja erityisesti asiantuntijatyössä AI-taidot ovat tulevaisuudessa yhtä kriittisiä kuin esimerkiksi taulukkolaskentaohjelman tai sähköpostin käyttö on nyt.