Yrityksen skaalaamisen 5 kriittisintä vaatimusta

Jossain vaiheessa huomaat haluavasi pistää yrityksesi kasvuun isomman vaihteen silmään. Tajuat, että yritystä pitäisi kasvattaa. Mutta miten se sitten onnistuu?

Jos haluat skaalata yritystäsi seuraavalle tasolle, nämä viisi asiaa täytyy olla kunnossa:

1. Pohja
2. Delegointi
3. Prosessit
4. Rekrytointi
5. Rahoitus

Pohja

Ensimmäinen ja tärkein asia on, että yrityksen perusasioiden täytyy olla kunnossa. Yrityksellä täytyy olla asiakkaita, jotka haluavat ostaa sen tuotteita ja palveluita. Sen lisäksi yrityksen täytyy pystyä hankkimaan lisää asiakkaita ja työntekijöitä halutessaan. Tämä voi kuulostaa itsestään selvältä, mutta valitettavan usein yrittäjä haikailee kasvun perään, vaikka yrityksen perusasiat ovat retuperällä.

Kun aikaa kuluu, firman nurkkiin kertyy kaikenlaista ylimääräistä: asiakkaita, työntekijöitä, prosesseja, laitteita, tuotteita ja lupauksia, jotka eivät enää kannattele tämän päivän menestystä. Tämä on täysin normaalia. Jossain kohtaa yrityksen on kuitenkin liinattava toimintansa, jotta kasvu olisi mahdollista.

Tässä syynä on yksinkertaisesti fokus. Strategian olennaisin anti arkijohtamisessa on kyky sanoa asioille "ei". Jos omaa ja yrityksen energiaa ampuu moneen eri suuntaan, yritys ei pääse hyödyntämään vahvuuksiaan. Startup-vaiheessa on ok, että asiat hakevat vielä paikkaansa. Mutta jos mietit tosissasi yrityksen skaalaamista, sinun täytyy olla valikoiva sen suhteen, mihin keskityt. Kukkapenkin kauneimmat kukat eivät pääse kukoistamaan, jos samassa penkissä rehottaa kymmeniä eri lajikkeita taistelemassa samasta energiasta. Sinun täytyy päättää, mitä skaalaat. Keskinkertaisuutta ei kannata monistaa.

Aivan ensimmäiseksi täytyy siis selvittää, palvellaanko oikeita asiakkaita oikeilla tuotteilla ja palveluilla. Kun asiakkaiden ABC-analyysi tulee jo korvista, yrityksestä kannattaa leikata pois sellaiset osat, jotka eivät kannattele tulevaisuutta. Jos joku liiketoiminnan osa ei yksinkertaisesti ole järkevä, se kannattaa myydä pois tai lopettaa. Tappiolliset tuotteet kannattaa kuopata mieluummin heti kuin huomenna.

Yleensä tämän vaiheen onnistumisen huomaa siitä, että väkeä on hieman vähemmän, tuotteita ja palveluita on vähemmän, ja liiketoiminta on huomattavasti kannattavampaa kuin ennen.

Delegointi

Tämä on tyypillinen töksähdyksen syy skaalattaessa. Jos yrittäjä on kaikessa päätöksenteossa pullonkaulana, yritys ei voi kasvaa korkeammalle kuin mihin yrittäjän oma energia riittää.

Mitä tämä sitten käytännössä vaatii? Ensinnäkin se tarkoittaa yleensä sitä, että yrittäjä lopettaa (tai vähentää merkittävästi) laskutettavan ja taustatyön tekemistä. Niin kauan kuin yrittäjä puuhailee itse lapion varressa tai kerää raportteja iltaisin, yrityksellä ei ole edellytyksiä kasvuun. Kun yrittäjä pääsee irti laskutettavista töistä ja tarpeettomasta taustapuuhastelusta, ylijäävä energia tulisi keskittää asiakashankinnan prosessien kehittämiseen. Tämä tarkoittaa liidien hankkimista, verkostoitumista, avainasiakkaiden hoitamista ja erityisesti myyntiä.

Tyypillisesti kasvu lähtee käyntiin vasta sitten, kun yrittäjä saa tiputettua käsistään arkimyyntiin liittyvät asiat. Suomeksi sanottuna: kun yrityksessä on toimiva myyntiporukka, joka hoitaa ainakin ison osan myynnistä itsenäisesti. Ennen tätä vaihetta yrittäjällä ei ole varsinaisesti yritystä, vaan työpaikka. Kun myynti alkaa tuottaa tulosta ilman yrittäjän omaa panosta, homma lähtee lentoon aivan eri tavalla.

Prosessit

Jos yrityksessä tehdään kaikki soveltamalla ja lennosta keksimällä, skaalautuminen tulee olemaan todella kivuliasta. Ilman prosesseja ei voida luottaa toistettavaan laatuun. Tämä koskee kaikkea. Jos asiakastyöt tehdään joka kerta hieman eri tavalla, yritys ei kehity paremmaksi yrityksenä. Yksittäinen työntekijä voi toki tulla paremmaksi soveltamisessa ja taidoissaan, mutta yritys ei. Systeemin tuotantonopeus riippuu aina pullonkaulan nopeudesta. Siksi on kriittistä, että pyritään nostamaan kaikkien tekemisen tasoa tasaisesti. Siis jos halutaan skaalautua.

Tärkeitä prosesseja, joiden tulee olla toistettavissa laadukkaasti:

• Tarjouksen kirjoittaminen ja lähettäminen
• Palvelun tai tuotteen kartoitus ja toimitus
• Suunnittelu, toteutus, toimittaminen ja ylläpito
• Asiakastuki ja viesteihin vastaaminen
• Asiakasreklamaatioiden käsittely
• Työtuntien seuranta ja laskutus

Prosessien systematisointi on ikuista hommaa. Ei ole yhtä oikeaa tapaa virtaviivaistaa, mutta apua löytyy esimerkiksi leanista. Jos et tiedä, mistä aloittaa, suosittelen systematisoimaan ensin tarjous- ja sopimusasiat. Kun juridinen selkänoja on kunnossa ja tarjooma on selkeästi tuotteistettu, loppu helpottuu.

Älä lähde skaalaamaan yritystä, jossa kriittisiä prosesseja ei ole dokumentoitu ja systematisoitu. Muuten edessäsi on järkyttävä määrä kasvukipuja, laatuongelmia ja tyytymättömiä asiakkaita.

Rekrytointi

AI-aikakaudella voisi ajatella, ettei rekrytointi ole enää tärkeää. Mutta vaikka automaatio lisääntyy, jäljelle jäävien ihmisten merkitys kasvaa. Mitä suurempi merkitys yksittäisillä ihmisillä on yritykselle, sitä tärkeämpää on löytää oikeat tekijät.

Mikä hyvänsä yritys tarvitsee kaksi asiaa: asiakkaita ja tekijöitä. Kun yrittäjä saa asiakashankinnan prosessit kuntoon, tekijöiden hankkimisen täytyy myöskin onnistua systemaattisesti. Jos näin ei käy, yrityksen palvelutuotteiden laatu kärsii helposti ja sitten asiakastyytyväisyyskin lentää ikkunasta.

Tietenkin tämä tarkoittaa sitä, että yrityksesi täytyy olla houkutteleva työpaikka. Vaikka monenlaiseen työhyvinvointihumppaan kiinnitetään kohtuuttoman paljon huomiota, olennaisinta hyvien työntekijöiden näkökulmasta on kuitenkin palkka ja yrityksen todellinen tai koettu maine. Muut asiat ovat kivoja bonuksia, mutta näiden kahden asian täytyy olla paremmassa kunnossa kuin kilpailijoilla, jos haluat yritykseesi poikkeuksellisen hyviä työntekijöitä. Tämä pätee myös nyt, vaikka avoimien työpaikkojen määrä on tavallista alemmalla tasolla.

Skaalautumista varten tarvitaan erityisesti hyviä tyyppejä. Kannattaa luottaa omaan vaistoon, mutta varauksella: ihmiset ovat yleensä huonoja tunnistamaan hyviä tyyppejä ja hyviä tunnistamaan huonoja. Hyvä tyyppi voi olla vain sellainen, jonka huonoja puolia ei vielä tunnisteta. Suosittelen käyttämään rekrytoinnissa apuna ydinarvotyökalua, joka helpottaa sopivien ihmisten löytämistä.

Rahoitus

Kasvu vaatii pääomaa. Se täytyy tulla joko liiketoiminnasta tulorahoitteisesti tai ulkopuolisilta sijoittajilta. Lainaa voi saada pankista tai pääomasijoittajilta, mutta käytännössä se on edelleen vaikeaa. Jos haluat kasvaa turvallisesti, käytä omaa kassavirtaa. Jos siedät enemmän riskiä, kasva sijoittajien rahoilla.

Olennaista on, että kassavirta kestää kasvun. Siksi kassavirtalaskelman käyttöönotto on erityisen tärkeää, kun alat skaalata. Henkilömäärän kasvaessa kulut lisääntyvät, ja niistä on pidettävä tarkkaa kirjaa. Muuten sinut yllättää kassakriisi, kun vähiten odotat sitä.

Kun nuo viisi asiaa ovat kunnossa, yrityksen kasvattaminen on todella paljon helpompaa.