Toimari, lopeta nysvääminen!

No niin, tänään tulee sitten vähän suorempaa puhetta. Oletko valmis?

Suurin syy, miksei yrityksesi menesty niin hyvin kuin haluaisit, on se, että todennäköisesti nysväät. Eli teet vääriä ja aivan epämääräisiä asioita, jotka eivät liikauta isoa viisaria yhtään mihinkään suuntaan.

• Jos ongelmasi on esimerkiksi laskutettavan työn puute, oletko tehnyt tarpeeksi myyntityötä? Oletko ottanut luuria kouraan, laittanut meiliä tai käynyt tapaamisissa riittävästi? Luultavasti et.
• Jos sinulla on ongelmia henkilöstön suoriutumisen kanssa, oletko käynyt rakentavia mutta tiukkoja keskusteluja asianosaisten kanssa? Oletko keskittynyt seuraamaan päivittäin, mitä ihmiset tekevät? Oletko puuttunut aktiivisesti epäkohtiin? Luultavasti et.
• Jos sinulla ei ole tilillä tarpeeksi rahaa, oletko lähettänyt laskuja riittävän usein? Tai oletko huolehtinut siitä, että sopimukset ovat kunnossa? Tai siitä, että projektijohto toimii ja työt valmistuvat ajallaan? Tai että sinulla on kassavirtalaskelma ja täytät sitä säännöllisesti? Luultavasti et.

Moni yrittäjä puhuu tässä kohtaa priorisoinnin vaikeudesta. Kun kalenteri on täynnä, aikaa ei yksinkertaisesti tunnu jäävän tärkeimpien asioiden tekemiseen. On hankala keskittyä myyntiin, kun kalenterissa on sata sisäistä palaveria, lukematon määrä laskutettavaa työtä ja päälle vielä kaikki kirjanpidon rutiinit.

Otetaanpa esimerkki. Tässä on tyypillinen toimitusjohtajan päivälista:

• Laskutettavan työn tekemistä (asiakasluokka A) x 2 h
• Laskutettavan työn tekemistä (asiakasluokka B) x 1 h
• Laskutettavan työn tekemistä (asiakasluokka C) x 1 h
• Henkilöstön kanssa keskustelu, ryhmä (viikkopalaveri) x 3 h
• Henkilöstön kanssa keskustelu, henkilö 1 (palautetta työtehtävistä, valituksen kuuntelemista) x 1,5 h
• Markkinointi (sivuston päivitys) x 2 h
• Markkinointi (blogipostauksen ideointi) x 2 h
• Myyntitapaaminen (asiakasluokka A) x 2 h
• Työntekijän koeajan päättäminen x 0,5 h
• Sähköpostiin vastaaminen (kirjanpitäjä) x 0,5 h
• Sähköpostiin vastaaminen (epämääräinen yhteistyökysely/myynti) x 5 kpl (0,5 h)
• Asiakaspalautteeseen vastaaminen (ongelma palvelussa, reklamaatio) x 2 kpl (0,5 h)
• Sopimuksen tekeminen ja lähettäminen (asiakas on tilannut työn, odottaa sopimusta) x 2 h
• Yrityskauppaehdotuksen miettiminen (oman yrityksen myynti) x 2 h

Tietenkin tuosta tulee merkittävästi enemmän tunteja kuin päivässä niitä on käytettävissä. Mutta tältä se normaalin toimarin päivä kuitenkin tyypillisesti näyttää. Sen päälle tulevat vielä kaikki hihasta vetämiset, puhelinsoitot ja pikaviestit. Ja syömässäkin pitäisi muistaa käydä.

Vaikuttaa aika mahdottomalta rastilta.

Mutta onneksi kaikkeen löytyy työkalu, ja eräs helpoimmista ja tärkeimmistä priorisointityökaluista on ns. Eisenhowerin matriisi:

Näyttää aika yksinkertaiselta. Sinäkin varmaan tuhahdit, kun katsoit kuvaa ensimmäisen kerran. Mutta jos priorisointi kerran on noin yksinkertaista, miksi ne tärkeimmät asiat sitten eivät vaan etene?

No, Eisenhowerin matriisissa on meidän tavallisten kuolevaisten kannalta kaksi merkittävää haastetta:

1. Ihmiset eivät osaa arvioida, mikä on oikeasti tärkeää
2. Ihmiset eivät halua tehdä oikeasti tärkeitä asioita, koska ne ovat vaikeita

Meille on luontaista valita alitajuisesti helpoin ja tutuin vaihtoehto, vaikka kuinka järjellä tajuaisimme sen olevan väärä vaihtoehto. Katsotaanpa esimerkin kautta, miltä ne työtehtävät näyttäisivät priorisoituna:

Tee (tee nyt eikä huomenna):

• Sopimuksen tekeminen ja lähettäminen (asiakas on tilannut työn, odottaa sopimusta) x 2 h
• Myyntitapaaminen (asiakasluokka A) x 2 h
• Työntekijän koeajan päättäminen x 0,5 h
• Yrityskauppaehdotuksen miettiminen (oman yrityksen myynti) x 2 h

Siirrä (aikatauluta tehtävä):

• Laskutettavan työn tekemistä (asiakasluokka A) x 2 h (jos kassan kanssa on ongelmia, sitten pitää tehdä tämäkin vielä muiden töiden lisäksi)
• Sähköpostiin vastaaminen (kirjanpitäjä) x 0,5 h

Delegoi (kuka muu voi tehdä?):

• Henkilöstön kanssa keskustelu, ryhmä (viikkopalaveri) x 3 h
• Laskutettavan työn tekemistä (asiakasluokka B) x 1 h
• Laskutettavan työn tekemistä (asiakasluokka C) x 1 h
• Markkinointi (sivuston päivitys) x 2 h
• Markkinointi (blogipostauksen ideointi) x 2 h
• Asiakaspalautteeseen vastaaminen (ongelma palvelussa, reklamaatio) x 2 kpl (0,5 h)

Unohda (roskiin vaan):

• Henkilöstön kanssa keskustelu, henkilö 1 (palautetta työtehtävistä, valituksen kuuntelemista) x 1,5 h
• Sähköpostiin vastaaminen (epämääräinen yhteistyökysely/myynti) x 5 kpl (0,5 h)

Miltä tuo lista näyttää sinun silmääsi?

En tiedä sinusta, mutta minusta nuo tärkeimmät asiat vaikuttavat myös niiltä henkisesti hankalimmilta. Sen sijaan siirrettävät, delegoitavat ja unohdettavat ovat tyypillisesti niitä asioita, joihin ihmiset aikaansa eniten kuitenkin työpäivän aikana käyttävät.

Mieti nyt mielessäsi kaksi eri polkua.

Ensimmäisessä vaihtoehdossa teet kuukauden samaa mitä ennenkin, eli menet fiiliksen mukaan ja ammut lonkalta sen mukaan kun asioita pitää tehdä.

Toisessa vaihtoehdossa priorisoit kuukauden ajan jokaisen päivän aluksi kaikki työtehtäväsi ja teet päivän aikana vain ne tärkeimmät ja kiireellisimmät asiat. Delegoit, siirrät ja unohdat armottomasti kaikki vähemmän tärkeät.

Miltä yrityksesi näyttäisi kuukauden päästä kummassakin vaihtoehdossa?