Kassavirtalaskelma on yrityksen tärkein talousdokumentti!

Kassavirtalaskelma, kassavirtaprojektio, kassavirtaennuste ja kassavirtabudjetti – eri nimi, sama käyttötarkoitus.

Olen saarnannut kassavirran kriittisyydestä niin kauan, että Suomen kovin tuotteistaja Jari Parantainen antoi minulle lempinimen Janne "Kassavirta" Jääskeläinen (se on tuo “K.” nimessäni).

Lisänimessä on vinha perä.

Lukemalla tämän kirjoituksen sinäkin ymmärrät, miksi kassavirta on kriittinen asia seurattavaksi, miten kassavirtalaskelma tehdään ja miksi sinunkin kannattaa aloittaa kassavirran seuraaminen mieluummin jo eilen. Kassavirran tarkka ennustaminen on jokaisen yrityksen elinehto.

Jos sinulla on kiire, lataa ilmainen kassavirtalaskelmapohja tästä.

Mihin tarvitaan kassavirtalaskelmaa? Eivätkö tuloslaskelma ja tase riitä?

Aikanaan kun perustin oman firman, sain tietenkin apua kirjanpitäjältä. Kirjanpitäjien koko työ perustuu siihen, mitä on jo tapahtunut. Se tarkoittaa kuittien, tilitapahtumien ja erilaisten maksutapahtumien täsmäämistä kirjanpitoaineistossa. Mutta siitä ei ollut mitään apua minulle. Loppujen lopuksi kun en ymmärtänyt miten rahavirtoja seurata, minulla oli tilillä joko liikaa rahaa (joka on tietenkin positiivinen ongelma) tai sitten liian vähän rahaa. Kummassakin tilanteessa siitä syntyi stressiä.

Kaikkein eniten kuitenkin ärsytti sellainen tilanne, että samaan aikaan kuukaudessa saattoi tilille tulla monta kymmentä tuhatta euroa, mutta ne tulivat liian myöhään, koska esimerkiksi palkat piti maksaa aikaisemmin. Taloudellista ongelmaa ei siis ollut, vaan kysymys oli vain ajoituksesta.

Aikani pähkittyä sitten rakensin oman kassavirtalaskelman, jota käytän tänäkin päivänä.

Kassavirtalaskelma ei ole myöskään jotain sellaista, jota saat kirjanpitäjältä automaattisesti. Vaikka tilitoimistot mielellään lähettelevät sinulle tulos- ja taselaskelmia, niiden avulla et pysty arvioimaan, mitä tililläsi tapahtuu esimerkiksi kuukauden kuluttua. Tyypillisin syy firman kuolonkorahdukseen onkin se, että todelliset rahat loppuvat kesken, ei se, mitä tuloslaskelmaan on kirjattu. On siis ihan turha miettiä jotain investointeja, yrityskulttuurin kehittämistä tai toimiston sisustamista, jos kassa kolisee tyhjyyttään.

Ongelma kirjanpidollisten dokumenttien kanssa on, että ne on laadittu lähinnä verottajan tarpeita silmällä pitäen. Yrityksen johtamisessa niistä ei ole hirveästi hyötyä. Voitto ei nimittäin suojaa vararikolta eikä tappio takaa konkurssia. Yritys voi tuottaa voittoa paperilla, mutta jos rahaa ei ole kassassa, olet matkalla konkurssiin.

Kassavirtalaskelma – mikä se on?

Kassavirtalaskelma on työkalu, joka auttaa seuraamaan yrityksesi todellista rahatilannetta. Kassavirtalaskelma kertoo, kuinka paljon rahaa tulee sisään myyntien ja muiden tulojen muodossa sekä kuinka paljon rahaa lähtee kiinteinä kuluina, palkkoina ja muina menoina. Näiden yhdistelmänä kassavirtalaskelma kertoo, kuinka paljon rahaa sinulla on firmasi tilillä kunkin viikon lopussa.

Kassavirtalaskelman perusta on yksinkertainen: listaa yrityksen tulot, menot ja tilin saldo. Seuraamalla näitä lukuja pystyt välttämään ikäviä yllätyksiä ja tekemään fiksuja päätöksiä, kuten palkkaamaan uuden työntekijän tai investoimaan uusiin laitteisiin. Jos et tiedä, kuinka tehdä kassavirtalaskelma, voit käyttää ilmaisia pohjia, kuten kassavirtalaskelma Excel- tai Google Sheets -pohjaa, jonka avulla pääset alkuun.

Miltä kassavirtalaskelma näyttää?

Kaikessa yksinkertaisuudessaan kassavirtalaskelma näyttää tältä:

Kassavirtalaskelma eli kassavirtaennuste esimerkki Excelissä.

Kassavirtalaskelman osat ja osa-alueet

Kassavirtalaskelma jakautuu olennaisiin osa-alueisiin, jotka antavat yrittäjälle tarkemman kuvan yrityksen kassavirran liikkeistä. Se ei ole pelkkä kirjanpidon raportti, vaan työkalu, joka auttaa ymmärtämään, mihin rahat menevät ja mistä ne tulevat. Näiden oppaiden mukaan kassavirtalaskelman osa-alueet voidaan jakaa seuraavasti:

Kassa viikon alussa: Tämä on yksinkertaisesti pankkitilin saldo maanantaina klo 8. Voit katsoa luvun joko suoraan pankin järjestelmästä tai kirjanpito-ohjelmastasi.
Tulevat rahat (eli tulot tai "saatavat"): Saatavat tarkoittaa rahaa, joka tulee firmaasi sisään. Yleensä tämä tarkoittaa lähetettyjä laskuja. Aina kun lähetät laskun, siinä on eräpäivä, jonka mukaan asiakkaat sitten maksavat rahan firmasi tilille.
Menevät rahat (eli kulut tai "vastattavat"): Kuten nimikin sanoo, näistä sinä vastaat. Jos haluat hifistellä, voit jakaa vastattavat useampiin eri osioihin, esimerkiksi näin: 1) kiinteät menot (esimerkiksi toimitilan vuokra, sähkölasku, kotisivutilan vuokra, netti jne), 2) palkkakustannukset (esimerkiksi palkat, bonukset, tyel, vakuutukset ja lomarahat mutta myös yrittäjän oma palkka ja eläkemaksut) sekä 3) investoinnit (esimerkiksi konehankinnat, investoinnit ja muut satunnaiset menot).
Nettokassavirta: Nettokassavirta = saatavat – vastattavat. Eli nettokassavirta viikossa on tulojen ja menojen erotus.
Loppusaldo: Kun viikon pohjakassaan lisätään (tai vähennetään, jos nettokassavirta on miinusmerkkinen), saadaan viikon realistinen loppusaldo, eli se mitä tililläsi OIKEASTI on viikon lopussa.

Tuo viimeinen kohta on koko kassavirtalaskelman tärkein osa-alue: se kertoo, kuinka paljon rahaa sinulla on viikoittain jäljellä menojen ja tulojen erotuksen jälkeen. Jos saldo näyttää punaiselta jollakin viikolla, tiedät heti, että rahaa ei riitä laskujen tai palkkojen maksamiseen ja tarvitaan joko lisää tuloja tai menojen siirtoja.

Ylärivillä oleva vihreä viiva on visualisoitu käteiskiitorata, joka kertoo, mihin saakka rahasi riittävät ennen kuin tili menee miinukselle ja joudut soittelemaan pankkiin tai sopimaan asioita velkojien kanssa.

Mihin kassavirtalaskelmaa tarvitaan?

Kassavirtalaskelma auttaa sinua varmistamaan, että pystyt maksamaan työntekijöidesi palkat, hoitamaan vuokrat ja kattamaan muut juoksevat kulut ajallaan. Ilman kassavirran jatkuvaa seurantaa on riskinä, että vaikka yrityksesi myynti vetäisi hurjaa tahtia, rahat eivät kuitenkaan riitä operatiivisiin menoihin.

Ja silloin ollaan ongelmissa.

Miten kassavirta auttaa yrittäjää?

Kassavirta auttaa sinua päättämään, milloin on aika investoida, palkata uutta väkeä tai esimerkiksi laajentaa toimitiloja. Kassavirran hallinta antaa sinulle työkalut suunnitella fiksusti tulevaisuutta, ja vältät tarpeettomat unettomat yöt. Kassavirtalaskelman avulla pystyt vastaamaan esimerkiksi näihin kysymyksiin:

Miten firmalla menee?
Tarvitsenko lainaa tai limiittiä pankista? Kuinka paljon? Milloin?
Kuinka paljon tilillä on rahaa lomien jälkeen?
Selvitäänkö lomasta ilman lomautuksia tai lainaa?
Voinko palkata tuon kultakimpaleen, joka käveli juuri työhaastatteluun?
Paljonko taas säästäisin rahaa, jos antaisin kenkää tuolle lusmulle?
Onko minulla varaa korottaa palkkaani, nostaa osinkoa tai pitää firmalle pikkujoulut?

Kassavirtalaskelman avulla pystyt ohjaamaan bisnestäsi yksinkertaisesti paremmin kuin minkään muun työkalun avulla.

Kassavirran merkitys yritykselle: miksi se on tärkeää ja miten voit hyödyntää sitä yrityksesi kasvussa

Silläkin riskillä, että toistan itseäni, kassavirran seuraaminen on yritykselle elintärkeää. Jos et tiedä miten kauan yrityksesi rahat riittävät, et myöskään oikeasti johda yritystäsi vaan olet sen armoilla. Ainoastaan kassavirtalaskelman avulla pystyt arvioimaan yrityksesi elinkelpoisuutta, huolehtimaan että raha riittää ja että teet fiksuja päätöksiä. Kassavirran ennustaminen erottaa tosiyrittäjät tunareista.

Jos huomaat, että raha loppuu liian nopeasti, voit parantaa kassavirtaa useilla tavoilla. Kassavirran parantaminen voi tarkoittaa esimerkiksi myöhästyneiden maksujen aktiivista perimistä, kulujen pienentämistä tai laskutuskäytäntöjen nopeuttamista. Lue lisää esimerkiksi tästä oppaasta.

Yleisimmät yrityksen kassavirtaan liittyvät ongelmat ja virhearvionnit

Yrityksen kassavirtaan liittyy kolme tyypillistä ongelmaa.

Ensimmäinen ja yleisin ongelma tietenkin on, että raha loppuu kesken. Harvassa yrityksessä on loputon kassa, joten on tärkeää tasapainoilla tulojen ja menojen välillä siten, että lopputulos on systemaattisesti plussalla.

Toinen yleisimmistä virheistä on aliarvioida viive, joka syntyy, kun laskutat asiakasta mutta raha ei kilahda heti kassaan. Kassavirtakaaos syntyy juuri tästä: rahaa odotetaan, mutta menot eivät odota. Työntekijöiden palkat, vuokrat ja muut pakolliset kulut juoksevat armottomalla tahdilla, vaikka myyntisaamiset matelevat samaan aikaan kuin sunnuntaikävelijät.

Kolmas yleinen virhe on jättää ennustamatta, miten tulevat investoinnit tai suuremmat hankinnat vaikuttavat kassavirtaan. Kassavirtalaskelma auttaa tietenkin tähänkin, koska pystyt sen avulla jaksottamaan kulut kestävästi menojen mukaan.

Missä tilanteissa kassavirtalaskelmasta on erityistä hyötyä yrittäjälle?

Kassavirtalaskelma on elintärkeä erityisesti silloin, kun teet isompia päätöksiä, kuten harkitset uuden työntekijän palkkaamista tai suurta investointia. Se auttaa sinua näkemään, riittävätkö käteisvarat tällaisten päätösten toteuttamiseen vai kannattaako lykätä hankintoja parempaan ajankohtaan. Kassavirtalaskelma on myös korvaamaton työkalu silloin, kun haet ulkopuolista rahoitusta – pankki tai sijoittajat haluavat nähdä, että yrityksesi maksuvalmius on hyvä myös tulevaisuudessa.

Mitä tarkoittaa rullaava kassavirtalaskelma?

Käyttämäni kassavirtalaskelma on "rullaava", eli se elää tilanteen mukaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kassavirtalaskelma rullaa viikosta toiseen, aina samalla tavalla. Nyt elettävä viikko on ensimmäisessä sarakkeessa, ja siitä eteenpäin tulevaisuudessa. Esimerkiksi rahoittajat tyypillisesti vaativat 13 kuukauden rullaavan kassavirtalaskelman rahoitushakemuksissa. Tiukemmissa tilanteissa kun yritystä tervehdytetään, tarvitaan 13 viikon rullaavaa kassavirtalaskelmaa.

Kassavirtalaskelma esimerkki

Kassavirtalaskelma voi olla hyvinkin yksinkertainen, ja usein yrittäjät laskevat näitä päässään sellaisissa hetkissä kun rahat tuntuvat loppuvan kesken. Listaa kuukauden aikana odotettavissa olevat tulot ja menot. Esimerkiksi myyntisaamiset viikolle 1 voivat olla 10 000 €, mutta menot, kuten palkat ja vuokrat, syövät näistä 7 000 €. Näin tiedät, että kassassa on tämän jälkeen 3 000 € pelivaraa tuleviin menoihin.

Kassavirtalaskelma työkalut

Ihmettelet varmaan, miksi et voisi käyttää kassavirtalaskelman tekemiseen olemassa olevaa kirjanpitosoftaa tai jotain erillistä ohjelmistoa. Syy on valitettavasti se, että se ei onnistu helposti.

Oma kokemukseni on osoittanut, että kirjanpitosoftat ovat yrittäjän käyttötarkoitukseen aivan liian kankeita, eikä niiden avulla voi suunnitella tulevaisuutta helposti. Jos yrität änkeä kirjanpitosoftaan jonkinlaista budjettia, joudut joka tapauksessa käynnistämään taulukkolaskentasoftan sitä varten erikseen. Siinä tulee helposti taas sellainen olo kuin lapsena tunkiessa neliönmallista palaa kolmionmuotoiseen aukkoon.

Tavallinen taulukkolaskentaohjelma kuten Excel vie kirjanpitosoftia aivan 6-0 joustavuudessa. Voit helposti muokata sitä yrityksesi tarpeisiin ja päivittää luvut vaikka päivittäin, jolloin saat tarkan kuvan taloudellisesta tilanteestasi viikko viikolta. Siihen on syynsä, miksi sekä maailman isoimpia että pienimpiä firmoja johdetaan taulukkolaskentaohjelman avulla.

Entä sitten erilliset kassavirtalaskentaan suunnitellut ohjelmistot?

Valitettavasti en voi suositella niitäkään. Niiden integroiminen kirjanpitosoftiin on kivuliasta ja maksaa rahaa – jos yleensä edes onnistuu helposti. Sen lisäksi softista puuttuu aina joku itselle tärkeä ominaisuus. Aikanaan koodasin Wouti -nimisen kassavirtalaskelman työkalun, mutta totesin vuoden firmaa pyöritettyäni, että softalla ei ole mitään selviytymisen mahdollisuuksia. Tavallinen taulukkolaskentasofta yksinkertaisesti hakkaa kaikki muut vaihtoehdot joustavuudellaan.

Onneksi kassavirtalaskelman tekeminen on helppoa – ja mikä parasta, ilmaista.

Miten kassavirtalaskelma tehdään?

Kassavirtalaskelman laatiminen alkaa yrityksen nykyisten tulojen ja menojen kartoittamisella. Sen jälkeen lasketaan, miten paljon kassassa on rahaa tulevien viikkojen lopussa.

Yksinkertainen kassavirtalaskelma

Yksinkertaisimmillaan voit rakentaa helpon kassavirtalaskelman Excelillä tai Google Sheets -ohjelmassa.

Aloita kirjottamalla ylös yrityksesi kaikki tulot ja menot. Listaa erikseen kiinteät kulut, kuten palkat ja vuokrat, sekä vaihtelevat kulut, kuten materiaalihankinnat ja muut satunnaiset menot. Kirjaa myös kaikki odotettavissa olevat tulot, kuten laskutetut myynnit ja tulevat projektit. Näin sinulla on kokonaiskuva siitä, kuinka paljon rahaa sinulle on tulossa ja paljonko sitä menee ulos.

💡

Tee tämä laskelma heti – lataa valmis kassavirtapohja ja saat selkeyden kassavirran hallintaan!

Miten tehdä kassavirtalaskelma excelillä – helppo opas yrityksille

Kassavirtalaskelman laatiminen on yksinkertaista. Lataa tuosta alta ilmainen kassavirtaopas ja kassavirtalaskelmapohja.👇

Kassavirtalaskelman kaava

Kassavirtalaskelman kaava on yksinkertainen:

kassavirta = tilillä oleva raha + tilille tuleva raha - tililtä menevä raha.

Jos esimerkiksi kassassa on rahaa 10 000 euroa, tilille tulee viikon alussa 5 000 euroa ja sieltä lähtee 7 000 euroa viikon lopussa, seuraavan viikon alussa tilillä on 10 000 + 5 000 - 7 000 euroa eli 8 000 euroa. Kassavirtalaskelmassa laajennetaan tätä ajatusta siten, että laskelmaan laitetaan kaikki tiedossa olevat tulot ja menot niille viikoille kun rahat aikuisten oikeasti siirtyvät tilille tai poistuvat sieltä.

Kuinka kauan kassavirtalaskelman tekemiseen menee?

Alun työvaiheiden jälkeen sinulla menee viikossa maksimissaan yksi tunti siihen, että käyt läpi kassavirtalaskelman. Se kannattaa tehdä aina maanantaina ja perjantaina (eli puoli tuntia kumpanakin päivänä). Jos firmasi tilanne on todella kuumottava, kassavirtalaskelmaa kannattaa päivittää melkeinpä päivittäin. Säännöllinen seuranta maksaa itsensä takaisin, sillä se antaa sinulle mielenrauhan ja auttaa tekemään fiksuja päätöksiä yrityksesi tulevaisuudesta.

Lopuksi: miksi kassavirran seuraaminen on tärkeää?

Kassavirran aktiivinen tarkkailu on liiketoiminnan perusta, sillä se kertoo, pystytkö kattamaan kaikki juoksevat kulut ja investoinnit. Jos kassavirta on positiivinen, voit olla varma, että yrityksesi talous pysyy vakaana. Jos taas kassavirta on negatiivinen, ongelmat kasaantuvat nopeasti ja vararikko voi olla lähellä. Säännöllinen kassavirran seuranta auttaa sinua tekemään oikea-aikaisia päätöksiä ja välttämään taloudellisia yllätyksiä – kun kassavirta pysyy vihreänä, myös yrityksesi menestyy!

Kun kassavirta on tukevasti vihreällä (tulot ovat suuremmat kuin menot), positiivinen tulos seuraa kyllä perässä. Jos taas kassavirta on menossa punaiselle, edessä on vääjäämätön vararikko.

Lue lehtijuttu kassavirrasta, Yrittäjä-lehti 3/2023:

Kassavirta-asiantuntija Janne 'Kassavirta' Jääskeläinen

Lue lisää kassavirrasta kirjoittamastani kirjasta:

Korporaatiot kuntoon!

Korporaatiot kuntoon on tehokas yrityksen tervehdyttämisopas jokaiselle yrittäjälle, joka pyrkii parantamaan yrityksensä suorituskykyä ja selviämään haastavista ajoista.

Vaikka yrittäminen voi olla kivaa ja vapauttavaa, pilviä horisonttiin voivat kasata esimerkiksi kassan kuihtuminen, kilpailijoiden toimet, työntekijöiden tunarointi tai omat mokat. Pahimmassa tapauksessa firma tuntuu enemmän kuritushuoneelta kuin kultakaivokselta.

Tällainen yritys täytyy tervehdyttää.

Korporaatiot kuntoon on kirjoittamani yritysten tervehdyttämisopas, joka tarjoaa raikkaan ja rohkean näkökulman vaikeaan aiheeseen. Kirja on suunnattu yrittäjille, johtajille ja liikkeenjohdon ammattilaisille, jotka kohtaavat haasteita yritystoiminnassaan ja etsivät tehokkaita keinoja niiden ratkaisemiseen.

Lue lisää!